Casehistorie: Geelmuyden Kiese

Simplificering af GDPR-processen til de kommende år.

Under sloganet ”Vi flytter magt” arbejder de 160 ansatte i det største partnerejede kommunikationsselskab i Skandinavien på tværs af interesser, brancher, målgrupper og grænser. Dette betød, at Geelmuyden Kiese stod overfor en ny udfordring, da GDPR satte krav om at dokumentere arbejdsprocedurer og databehandling.

Vi har et fladt hierarki, hvor vores konsulenter er meget tæt på kunderne. Vores rådgivning er tilpasset kunderne og den måde, de håndterer data på. Det betyder også, at der er en del forskellige metoder til at håndtere vores data alt efter, hvad kunderne gør. Der er kort sagt en betydelig divergens mellem, hvordan GDPR er tænkt, og hvordan vores virksomhed fungerer”, konstaterer Markus Vickery, nordisk it-chef i Geelmuyden Kiese.

De mange forskellige processer, som Geelmuyden Kiese brugte, skabte en stor udfordring for dem. De havde derfor brug for noget, som kunne hjælpe dem med at omfavne deres situation.

Markus Vickery  arbejdede tæt sammen med det store norske advokatfirma, Kvale, om at finde en måde at gribe GDPR-projektet an på.

På et tidspunkt blev Kvale opmærksom på RISMA Systems’ GDPR-løsning og anbefalede os at kigge nærmere på det. Vores CFO og jeg fik løsningen demonstreret, og vi fornemmede ret hurtigt, at det kunne fungere. For med RISMA’s GDPR-løsning fik vi sat arbejdet i system ved at følge nogle faste spørgeskemaer, bygge en struktur op for organisationen og lægge alle processer med persondata ind. Det var meget konkret,” siger Markus Vickery.

RISMA endte med at hjælpe dem med deres GDPR-udfordring og ved hjælp af RISMAs GDPR-løsning kortlagde Geelmuyden Kiese deres processer og strukturerede GDPR-arbejdet. Dette sparede dem mange interne arbejdstimer, minimerede behovet for dyre juridiske konsulenter og forenklede GDPR-styring i årene fremover.

Vi fik – groft sagt – et håndtag at dreje på, så der kom resultater ud i den anden ende. Det var præcis det, vi havde manglet,” konkluderede Markus.

Kvantificerbar og struktureret information til det juridiske team

Markus Vickery og hans kolleger har nu brugt RISMAs GDPR-løsning på tværs af den nordiske organisation til at kortlægge og dokumentere de relevante processer. Dette har gjort opgaven med at implementere dokumentationskravene lettere - og på samme tid - har givet Kvales juridiske konsulenter kvantificerbare og strukturerede oplysninger at arbejde med.

Vi leverer materiale, som Kvales jurister kan anvende til hurtigt og effektivt at udarbejde GAP-analyser og melde tilbage med informationer om, hvor vi skal gøre vores processer endnu bedre for at være compliant,” siger Markus Vickery.

Det koster tid og penge at blive GDPR-compliant. Men set i forhold til, hvor meget tid vi sparer internt – tid, som vores rådgivere kan bruge på kunderne – ved at arbejde effektivt med processen, så oplever vi ikke omkostningerne med RISMA Systems’ GDPR-løsning så store. Systemet har leveret god værdi og gør det fortsat, så det hænger helt fornuftigt sammen for os,” tilføjer han.

Geelmuyden Kiese har gjort store fremskridt i deres GDPR-proces. Markus Vickery vurderer også, at RISMAs GDPR-løsning vil gøre det lettere at overholde de mange krav, der er stillet til GDPR i de kommende år.

Grundlæggende har vi arbejdet på mange måder for at blive compliant. Nu har vi én måde. Det er også en fordel, at løsningen kan strukturere det løbende arbejde fremover. Blandt andet ved at minde os om, når det er tid til at gennemgå databehandleraftaler eller løse andre løbende opgaver, som GDPR stiller krav til,” siger han