I noen organisasjoner blir contract management undervurdert, noe som kan føre til feil, økonomiske tap og risiko for manglende etterlevelse. Uten klare prosesser og oversikt kan viktige tidsfrister oversittes, kritiske vilkår og betingelser håndteres feil eller ansvarsforholdene i et samarbeid bli uklare.
Effektiv contract management kan sørge for at organisasjonens kontrakter blir en strategisk styrke i stedet for en potensiell svakhet.
Hva er contract management?
Contract management er en systematisk tilnærming til håndtering av kontrakter gjennom hele livssyklusen - fra utforming og forhandling til signering, gjennomføring og løpende overvåking. Det handler om å sikre at kontraktene bidrar til organisasjonens strategiske mål og minimerer potensielle risikoer.
En veldefinert struktur for contract management består av flere faser:
- Utforming og forhandling med fokus på å sikre klare, målbare og juridisk bindende avtaler.
- Godkjenning og implementering samt effektiv kommunikasjon av kontraktens innhold til relevante interessenter.
- Overvåking og oppfølging for å sikre at tidsfrister og vilkår overholdes.
- Evaluering og regelmessig gjennomgang av kontraktsresultatene og mulighet for reforhandling.
Prosessen gir organisasjonen kontroll over alle faser av en kontrakt og krever en tverrfunksjonell innsats som kombinerer teknisk, juridisk og forretningsmessig kompetanse. Den sikrer at kontraktene er i samsvar med relevante juridiske krav og gir optimal verdi.
En veldefinert contract management-prosess skaper en klar oversikt over roller og ansvarsområder, slik at det ikke er noen tvil om hvem som håndterer kritiske oppgaver som oppfølging, reforhandling eller compliance-kontroller. Det sikrer også at skjulte risikoer identifiseres og elimineres tidlig, noe som beskytter organisasjonen mot økonomiske tap og juridiske utfordringer.
LES OGSÅ: Forsyningskjedesikkerhet: Kom i gang med Third Party Risk Management
Hvorfor er contract management viktig?
Kontrakter utgjør selve ryggraden i mange organisasjoners forretningsvirksomhet, og en dårlig tilnærming til contract management kan få alvorlige konsekvenser. En oversett betalingsbetingelse eller en misligholdt forpliktelse kan føre til økonomiske tap som rammer organisasjonens bunnlinje. En brutt kontrakt kan føre til rettssaker eller tvister som koster tid og penger. Og så er det omdømmet - én feil kan undergrave tilliten til forretningspartnere og påvirke fremtidige forretningsmuligheter.
Med en effektiv strategi for contract management kan organisasjonen aktivt overvåke kontraktene og kontinuerlig optimalisere dem slik at de fortsetter å tilføre verdi. Det er også en flott mulighet til å navigere tryggere i et stadig skiftende regelverk.
En klar oversikt over alle kontrakter gjør det også mulig å identifisere områder der vilkårene kan reforhandles, samarbeid kan styrkes og nye forretningsmuligheter kan oppstå.
For at contract management skal bli vellykket, er det viktig å tenke strategisk og bruke de riktige verktøyene. Vurder å implementere en contract management-software som gir full åpenhet og oversikt over kontraktene. På denne måten kan organisasjonen enkelt holde oversikt over avtalene, få automatiske påminnelser om viktige datoer og overvåke om kontraktene gir den ønskede verdien.
Utover dette må det også defineres klare roller og ansvarsområder, slik at det er tydelig hvem som følger opp hva - og ikke minst når det skal gjennomføres.
