I vissa organisationer undervärderas contract management, vilket kan leda till misstag, ekonomiska förluster och risker kopplade till compliance. Utan tydliga processer och överblick kan detta resultera i att viktiga deadlines missas, kritiska villkor och förutsättningar hanteras felaktigt eller att ansvarsfördelningen i ett samarbete blir otydlig.
Effektiv contract management kan säkerställa att organisationens kontrakt blir en strategisk styrka snarare än en potentiell svaghet.
Vad är contract management?
Contract management är ett systematiskt tillvägagångssätt för att hantera kontrakt genom hela dess livscykel – från utformning och förhandling till signering, implementering och löpande övervakning. Det handlar om att säkerställa att kontrakten bidrar till organisationens strategiska mål och minimerar potentiella risker.
En välutformad contract management-stuktur består av flera faser:
- Utformning och förhandling med fokus på att säkerställa tydliga, mätbara och rättsligt bindande avtal.
- Godkännande och implementering samt effektiv kommunikation av avtalsinnehållet till relevanta intressenter.
- Övervakning och uppföljning för att säkerställa att deadlines och villkor uppfylls.
- Utvärdering och regelbunden översyn av avtalets genomförande och möjlighet till omförhandling.
Processen ger organisationen kontroll över alla faser som ett kontrakt omfattas av, och kräver en tvärfunktionell insats som kombinerar tekniska, juridiska och affärsmässiga kompetenser. Det säkerställer att kontrakten följer relevanta lagkrav och levererar optimalt värde.
En välutformad contract management-process skapar en tydlig överblick över roller och ansvar, så att det inte råder någon tvekan om vem som hanterar kritiska uppgifter som uppföljning, omförhandling eller compliance-kontroll. Samtidigt säkerställer processen att dolda risker identifieras och elimineras i ett tidigt skede, vilket skyddar organisationen mot ekonomiska förluster och juridiska utmaningar.
LÄS OCKSÅ: Säkerhet i leveranskedjan: Kom igång med Third Party Risk Management
Varför är contract management viktigt?
Kontrakt utgör ryggraden i många organisationers affärsverksamheter, och ett bristfälligt tillvägagångssätt när det kommer till contract management kan få stora konsekvenser. Förbisedda betalningsvillkor eller försummade åtaganden kan leda till ekonomiska förluster som påverkar organisationens resultat. Ett brutet kontrakt kan resultera i rättstvister eller konflikter som kostar både tid och pengar. Och sedan finns frågan om anseendet – ett enda misstag kan underminera förtroendet hos samarbetspartners och påverka framtida affärsmöjligheter.
Med en effektiv contract management-strategi kan organisationen aktivt övervaka sina kontrakt och kontinuerligt optimera dem, så att de fortsätter att skapa värde. Det är samtidigt ett utmärkt tillfälle att navigera säkrare i lagstiftningen, som ständigt förändras.
En tydlig översikt över alla kontrakt gör det också möjligt att identifiera områden där villkoren kan omförhandlas, samarbeten kan stärkas och nya affärsmöjligheter kan uppstå.
Hur säkerställer du effektiv contract management?
För att contract management ska bli framgångsrikt är det viktigt att tänka strategiskt och använda rätt verktyg. Överväg att implementera en contract management-programvara som ger full transparens och överblick över kontrakten. På så sätt kan organisationen enkelt hålla koll på avtal, få automatiska påminnelser om viktiga datum och kontrollera att avtalen levererar det önskade värdet.
Dessutom måste tydliga roller och ansvarsområden definieras så att det är klart vem som följer upp vad – och när det behöver göras.
