Finansielle kontroller gjør det mulig å sikre effektiv styring av dine finansielle prosesser – og med de riktige verktøyene kan du styrke dine tiltak.
Finansielle kontroller er sikkerhetstiltak som er etablert for å sikre effektiv, sterk og pålitelig finansiell rapportering, samtidig som risikoen for vesentlige feilopplysninger reduseres. De er relevante for både store og små selskaper, og det er flere grunner til å ha et effektivt kontrollmiljø og sterke verktøy på dette området, for eksempel:
- Organisasjonens kontrollmiljø spiller en sentral rolle i håndteringen av risikoer som kan påvirke oppnåelsen av forretningsmålene. Dette inkluderer å redusere risikoer knyttet til strategi, drift og rapportering.
- Finansiell kontroll bidrar til å beskytte aksjonærenes og selskapets eiendeler. Internkontroll sikrer påliteligheten av intern og ekstern rapportering og bidrar til å sikre overholdelse av lover og regler.
- For å motvirke finansielle risikoer i organisasjonen er det derfor viktig å ha risikoreduserende tiltak som internkontroll.
Skap et godt rammeverk for interne kontroller
For å oppnå en effektiv finansiell kontroll trenger organisasjonen et rammeverk for hvordan kontrollen skal organiseres og gjennomføres. Her kan man blant annet vurdere følgende:
- Effektive forretningsprosedyrer
Internkontroll må være på plass for å sikre at prosessene fungerer som de skal. De involverte ansatte må vite nøyaktig hvor og når de skal iverksette tiltak for å sikre maksimal effektivitet. - Beskyttelse av eiendeler
Internkontroll skal sikre at eiendeler brukes til riktige formål og, ikke minst, at de ikke er utsatt for misbruk eller tyveri. - Pålitelighet i finansielle rapporter
Organisasjonen kan ikke utarbeide pålitelige finansielle rapporter med mindre personer og systemer er i stand til å registrere transaksjoner korrekt. Det må etableres prosedyrer for igangsetting, registrering, behandling, korrigering, overføring og rapportering av transaksjoner. - Forebygging og oppdagelse av svindel
Selv små organisasjoner med en flat struktur kan bli utsatt for svindel, men jo større og mer kompleks organisasjonen er, desto mer kompliserte og mangfoldige blir mulighetene for svindel. Interne kontroller må kunne håndtere dette. - Rettidig utarbeidelse av regnskap
Evnen til å effektivt styre organisasjonens virksomhet krever tilgang til rettidig og nøyaktig finansiell informasjon som kan danne grunnlag for beslutningstaking både internt og eksternt.
Spørsmålet er selvfølgelig hva som skal til for å oppnå sterk økonomisk kontroll. En del av svaret ligger i organiseringen av et internt kontrollmiljø, hvor kontrollene skal bygges inn i og forankres i forretningsprosesser på ulike organisasjonsnivåer. Det må være et fast rammeverk for hvem som gjør hva, når det skal gjøres og hvilke prosedyrer som skal følges.
Implementering av internkontroll
Når man implementerer internkontroll, er det første trinnet å identifisere og definere risikoene som organisasjonen må beskyttes mot. Det er først og fremst forretningsmålene som driver risikoene organisasjonen står overfor, og det er derfor nødvendig å se på lover, forskrifter og standarder i bransjen for å sikre at passende kontroller blir iverksatt. I tillegg er det selvfølgelig viktig å ha en grundig forståelse av forretningsprosessene for å kunne identifisere og avdekke de mest betydningsfulle risikoene i organisasjonen.
Når man har oversikt over risikoene, er neste trinn å etablere kontinuerlig overvåking og tilpasning av det interne kontrollmiljøet. Løpende tilpasning sikrer at kontrollmiljøet forblir levedyktig, noe som er avgjørende i en verden hvor miljøet stiller stadig økende krav til datasikkerhet, finansiell rapportering og økonomistyring – hvor fordelene med gode økonomiske kontroller er åpenbare:
- Compliance: Finansiell kontroll gir organisasjonen klare bevis på at ledelsen overholder regnskapsregler og -krav, samt at ledelsen tar ansvar for å utøve kontroll.
- Rapportering: Sterk finansiell kontroll og gode digitale systemer gir trygghet for at regnskapet er korrekt.
- Økonomistyring: Et effektivt system for finansiell kontroll muliggjør effektiv ressursstyring i forhold til organisasjonens viktigste risikoer.
Gode politikker og retningslinjer for finansielle kontroller begrenser risikoen for feil i økonomiske prosesser. Samtidig er det mulig å fokusere innsatsen på områder hvor feil eller uregelmessigheter hindrer organisasjonen i å nå sine mål.
Implementeringen av kontrollmiljøet kan med fordel gjennomføres i tre trinn:
- Kartlegging av nåværende risikoeksponering og prioritering av finansielle prosesser.
- Systematisk gjennomgang og testing av eksisterende kontroller og vurdering av deres relevans.
- Forbedring og utvikling av kontroller tilpasset organisasjonens behov.
Disse tre trinnene bidrar til å bygge et finansielt kontrollmiljø som minimerer risikoen for feil. I tillegg er det avgjørende å kontinuerlig overvåke om kontrollene i de finansielle prosessene gjennomføres i praksis, dersom det høye kontrollnivået skal opprettholdes.
LES MER: Se hvordan programvare for finansielle kontroller kan hjelpe virksomheten din.
Effektiv risikostyring og kontroll
For å kunne gjennomføre finansiell kontroll må den enkelte ansatte ha tilgang til de riktige verktøyene. Kontroll håndteres forskjellig i ulike selskaper, og mange – både store og små – bruker enkle løsninger som ikke støtter kontroll og risikostyring på en effektiv måte. Excel, for eksempel.
Med et program som Excel oppnår man et lavt sikkerhetsnivå, og samtidig er det ikke mulig å spore handlinger eller få en samlet oversikt over data, noe som gjør det vanskelig å effektivisere kontrollene. Automatisert rapportering og dokumentasjon er heller ikke et alternativ, noe som betyr omfattende papirarbeid ved rapportering og dokumentering på tvers av avdelinger. Av samme grunn vender stadig flere bedrifter seg mot systemstøtteverktøy som ganske enkelt minimerer risikoen for feil og skaper større transparens i arbeidet, samtidig som de sikrer en mer effektiv og kvalitetsmessig gjennomføring av forretningsprosessene.
En GRC-plattform er et opplagt valg hvis du ønsker å bryte ned siloer i organisasjonen og skape sammenheng og synergi mellom arbeidsflyter og prosesser i finansiell kontrollen. Du får en enkelt plattform som samler alle data og gjør dem tilgjengelige på tvers av hierarkier, land og avdelinger i organisasjonen. Dette styrker det interne kontrollmiljøet og gjør det enklere å overvåke, tilpasse og opprettholde sterke finansielle kontroller.
