Finansiella kontroller är säkerhetsmekanismer som är etablerade för att säkerställa effektiv, stark och pålitlig finansiell rapportering, samtidigt som risken för betydande fel minskas. De är relevanta både för stora och små företag, och det finns flera anledningar till att ha en effektiv kontrollmiljö och starka verktyg inom området, exempelvis:
- Organisationens kontrollmiljö spelar en central roll i hanteringen av risker som kan påverka möjligheten att nå affärsmålen, inklusive risker kopplade till strategi, drift och rapportering.
- Finansiella kontroller bidrar till att skydda aktieägarnas och företagets tillgångar. Interna kontroller säkerställer pålitligheten i intern och extern rapportering samt hjälper till att uppfylla lagar och regler.
- För att motverka finansiella risker i organisationen är det därför avgörande att ha riskreducerande mekanismer som interna kontroller.
Skapa goda ramar för interna kontroller
För att uppnå effektiva finansiella kontroller behöver organisationen en tydlig ram för hur de organiseras och genomförs. Här kan man bland annat överväga följande:
- Effektiva affärsprocesser
De interna kontrollerna måste vara på plats för att säkerställa att processerna fungerar som de ska. Medarbetarna ska veta exakt var och när insatser ska göras för att uppnå maximal effektivitet. - Skydd av tillgångar
De interna kontrollerna bör säkerställa att tillgångar används för rätt ändamål och att de inte utsätts för missbruk eller stöld. - Pålitlighet i finansiella rapporter
Organisationen kan inte upprätta tillförlitliga räkenskaper om varken människor eller system kan registrera transaktioner korrekt. Procedurer ska finnas för initiering, registrering, hantering, korrigering, överföring och rapportering av transaktioner. - Förebyggande och upptäckt av bedrägeri
Även små organisationer med platt struktur kan utsättas för bedrägeri, men ju större och mer komplex organisationen är, desto fler och mer komplexa blir riskerna. Interna kontroller måste kunna hantera detta. - Tidsenlig upprättelse av räkenskaper
Förmågan att effektivt styra organisationens verksamhet kräver tillgång till aktuell och korrekt finansiell information som kan ligga till grund för både interna och externa beslut.
Frågan är naturligtvis vad som krävs för att uppnå starka finansiella kontroller. En del av svaret ligger i utformningen av en intern kontrollmiljö, där kontrollerna byggs in och förankras i affärsprocesser samt på olika organisatoriska nivåer. Det måste finnas tydliga ramar för vem som gör vad, när det ska göras och vilka procedurer som ska följas.
Implementering av interna kontroller
När interna kontroller ska implementeras är första steget att identifiera och definiera de risker organisationen ska skyddas mot. Det är framför allt de affärsmässiga målen som driver de risker organisationen står inför, och det är därför nödvändigt att granska lagar, regler och branschstandarder för att säkerställa att lämpliga kontroller införs. Det är också avgörande att ha full koll på affärsprocesserna för att kunna identifiera och hantera de mest betydande riskerna i organisationen.
Med en överblick över riskerna är nästa steg att etablera kontinuerlig övervakning och anpassning av det interna kontrollmiljön. Genom löpande justeringar säkerställer man att kontrollmiljön förblir effektiv, vilket är A och O i en värld där kraven på datasäkerhet, finansiell rapportering och ekonomistyrning ständigt ökar och fördelarna med goda finansiella kontroller är påtagliga:
- Compliance: Med finansiella kontroller får organisationen tydlig dokumentation på att ledningen följer redovisningsregler och krav samt tar ansvar för kontrollen.
- Rapportering: Starka finansiella kontroller och väl fungerande digitala system ger trygghet om redovisningens riktighet.
- Ekonomistyrning: Ett effektivt system för finansiella kontroller möjliggör en bättre förvaltning av resurser i relation till organisationens mest betydande risker.
Med tydliga riktlinjer och policyer för finansiella kontroller minskas risken för fel i processerna. Samtidigt blir det möjligt att rikta insatserna mot de områden där fel eller brister hindrar organisationen från att nå sina mål.
Implementeringen av kontrollmiljön kan med fördel följa tre steg:
- Kartläggning av den nuvarande riskexponeringen och prioritering av de finansiella processerna.
- Systematisk genomgång och test av befintliga kontroller samt bedömning av deras relevans.
- Åtgärdande och utveckling av kontroller anpassade efter organisationens behov.
Dessa tre steg bidrar till att bygga upp ett finansiellt kontrollmiljö som minimerar risken för fel. Dessutom är det avgörande att kontinuerligt följa upp att kontrollerna i de finansiella processerna verkligen genomförs, för att upprätthålla en hög kontrollnivå.
Läs mer om software till finansiella kontroller.
Effektiv hantering av risker och kontroller
För att de finansiella kontrollerna ska kunna genomföras i praktiken måste varje medarbetare ha tillgång till rätt verktyg. Kontroller hanteras olika i olika företag, och många både stora och små använder enkla lösningar som inte effektivt stödjer arbetet med kontroller och risker, exempelvis Excel.
Med ett program som Excel uppnås en låg säkerhetsnivå, samtidigt som det inte går att spåra åtgärder eller få en samlad överblick över data, vilket försvårar effektivisering av kontrollerna. Automatiserad rapportering och dokumentation är inte heller möjligt, vilket leder till omfattande dokumentationsarbete vid rapportering över avdelningar. Av samma anledning får fler och fler företag upp ögonen för systemstödjande verktyg som helt enkelt minimerar risken för fel, skapar större transparens i arbetet och samtidigt säkerställer bättre och mer effektiva affärsprocesser.
En GRC-plattform är ett självklart val om du vill bryta ner silos i organisationen och skapa sammanhang och synergieffekter mellan arbetsflöden och processer i de finansiella kontrollerna. Du får en plattform som samlar all data och gör den tillgänglig över hierarkier, länder och avdelningar i organisationen. På så sätt stärks arbetet med det interna kontrollmiljön och det blir enklare att övervaka, anpassa och upprätthålla starka finansiella kontroller.
Här kan du lära dig mer om fördelarna med en GRC-plattform: Point solution eller GRC-plattform vad ska du välja?
