Privatlivs- og cookiepolitik

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan RISMA Systems A/S ("vi", "vores" eller "os") behandler personoplysninger i forbindelse med vores håndtering af kunder, samarbejdspartnere, leverandører og jobsøgere samt markedsføring og brug af vores hjemmeside.

Hvis du har generelle spørgsmål vedrørende vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på telefon +45 70 25 47 00 eller på email info@ rismasystems.com.

Nedenfor har vi redegjort for vores behandling af personoplysninger.

3.1 Behandling af personoplysninger i forbindelse med vores administration af kundeforholdet

Når du eller den virksomhed du arbejder for køber et eller flere af RISMA Systems A/S' produkter, behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig, herunder:
- Kontaktoplysninger, herunder for- og efternavn, ansættelsessted, titel, samt email- og telefonoplysninger.

Vi behandler ikke følsomme personoplysninger om dig.

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig, eller den virksomhed du arbejder for.

Vi behandler generelt dine personoplysninger med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f, hvor vores legitime interesser er at sikre effektiv administration af kundeforholdet, samt at vi i øvrigt kan behandle dine person-oplysninger i relation til generelle kunderelaterede aktiviteter.

Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger i 5 år efter kundeforholdets ophør. I visse tilfælde vil vi opbevare dine oplysninger længere af dokumentationshensyn. I tilfælde, hvor vi opbevarer dine personoplysninger længere end 5 år fra tidspunktet, hvor kundeforholdet ophører, vil vi gøre dig opmærksom på de(t) konkrete forhold, der begrunder denne længere opbevaringsperiode.

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog dele dine personoplysninger med vores bankforbindelser, advokater og revisorer i forbindelse med vores efterlevelse af hvidvaskreglerne, ligesom vi også kan dele dine personoplysninger med leve-randører og forhandlere, herunder IT-leverandører og support, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed.

Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre der er en specifik årsag hertil. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med persondataforordningens art. 49.1.b-e.

3.2 Behandling af personoplysninger i forbindelse med vores håndtering af samarbejdsrelationer
Når du eller den virksomhed du arbejder for indgår i et samarbejde med RISMA Systems A/S om f.eks. udvikling af software, salg af software eller lignende, behandler vi en række almindelige personoplysnin-ger om dig, herunder:
‍
- Kontaktoplysninger, herunder for- og efternavn, ansættelsessted, titel, samt email- og telefonoplysninger.

Vi behandler ikke følsomme personoplysninger om dig.

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig, eller den virksomhed du arbejder for.

Vi behandler generelt dine personoplysninger med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f, hvor vores legitime interesser er at sikre effektiv administration af samarbejdsforholdet, samt at vi i øvrigt kan behandle dine personoplysninger i relation til generelle samarbejdsrelaterede aktiviteter.

Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger i 5 år efterfølgende for kontraktforholdets ophør. I visse tilfælde vil vi opbevare dine oplysninger længere af dokumentationshensyn. I tilfælde, hvor vi opbevarer dine personoplysninger længere end 5 år fra tidspunktet, hvor kontraktforholdet ophører, vil vi gøre dig opmærksom på de(t) konkrete forhold, der begrunder denne længere opbevaringsperiode.

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog dele dine personoplysninger med leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører og support, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed. Endelig kan dine personoplysninger overlades til eksterne leverandører, herunder databehandlere, som bistår RISMA Systems A/S med generelle driftsrelaterede aktiviteter.

Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre der er en specifik årsag hertil. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med persondataforordningens art. 49.1.b-e.

3.3 Behandling af personoplysninger i forbindelse med vores håndtering af leverandørrelationer
Når du eller den virksomhed du arbejder for leverer en eller flere ydelser til RISMA Systems A/S, f.eks. delelementer til software eller lignende, behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig, herunder:
-    Kontaktoplysninger, herunder for- og efternavn, ansættelsessted, titel, samt email- og telefonoplysninger.

Vi behandler ikke følsomme personoplysninger om dig.

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig, eller den virksomhed du arbejder for.

Vi behandler generelt dine personoplysninger med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f, hvor vores legitime interesser er at sikre effektiv administration af leverandørforholdet, samt at vi i øvrigt kan behandle dine personoplysninger i relation til generelle leverandørrelaterede aktiviteter.

Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger i 5 år efterfølgende for kontraktforholdets ophør. I visse tilfælde vil vi opbevare dine oplysninger længere af dokumentationshensyn. I tilfælde, hvor vi opbevarer dine personoplysninger længere end 5 år fra tidspunktet, hvor kontraktforholdet ophører, vil vi gøre dig opmærksom på de(t) konkrete forhold, der begrunder denne længere opbevaringsperiode.

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog dele dine personoplysninger med leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører og support, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed.

Endelig kan dine personoplysninger overlades til eksterne leverandører, herunder databehandlere, som bistår RISMA Systems A/S med generelle driftsrelaterede aktiviteter.Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre der er en specifik årsag hertil. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med persondataforordningens art. 49.1.b-e.

3.4 Behandling af personoplysninger i forbindelse med udsendelse af nyhedsbrev og anden markedsføringsmateriale
Når du tilmelder dig et eller flere af vores nyhedsbreve eller ønsker at modtage anden markedsførings-materiale fra os, behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig, herunder:
- Kontaktoplysninger, herunder for- og efternavn, ansættelsessted, titel, samt email- og telefonoplysninger.

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig, og formålet med behandlingen at målrette vores kommunikation med dig på baggrund af dine interesse- og fokusområder samt levere relevant markedsføring til dig i form af bl.a. nyhedsbreve og telefoniske opkald.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev og anden markedsføring, giver du os samtykke til, at vi må behandle dine personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet og således blive slettet fra listen over modtagere.

Når du udfylder en formular, anvender vi dine personoplysninger til at sende dig mails og/eller kontakte dig telefonisk. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog dele dine personoplysninger med leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører og support, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed.

Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger så længe du ønsker at modtage materiale fra os og i 2 år derefter.

Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre der er en specifik årsag hertil. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med persondataforordningens art. 49.1.b-e.

3.5 Behandling af personoplysninger i forbindelse med drift, markedsføring og optimering af vores hjemmeside samt statistik
‍
Behandling af personoplysninger til driftsformål
Når du bruger vores hjemmeside, opsamles der ved brug af "nødvendige cookies" personoplysninger om din brug af hjemmesiden. Sådanne nødvendige cookies kan f.eks. være cookies, der husker indholdet af en indkøbskurv, eller at du tidligere har givet dit samtykke til placeringen af "ikke-nødvendige" cookies.

De personoplysninger som vi anvender indhentes via din brug af vores hjemmeside.

Vi behandler dine personoplysninger hidrørende fra nødvendige cookies med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f, hvor vores legitime interesse er at tilbyde dig en hjemmeside, som fungerer optimalt.

Du kan læse mere om brugen af cookies i vores cookiepolitik  samt tilbagekalde eller ændre dit samtykke ved at fravælge cookies i cookieoversigten, ligesom du kan blokere cookies i din browser.

Behandling af personoplysninger til markedsføringsformål
Når du bruger vores hjemmeside, opsamles der med dit samtykke cookies om din brug af hjemmesiden til brug for markedsføringsformål. Sådanne cookies kan f.eks. være cookies, der husker hvilke faner og produkter du har kigget på. Vi bruger personoplysningerne indsamlet via cookies i forbindelse med markedsføringsmæssige tiltag, herunder for at kunne målrette vores kommunikation, f.eks. i forbindelse med visning af målrettede annoncer.

De personoplysninger som vi anvender indhentes via din brug af vores hjemmeside. Vi behandler ude-lukkende almindelige personoplysninger, herunder:
- Log-oplysninger, såsom IP-adresse, sessions-id, sessions tidspunkt- og længde, adfærdsmønstre og præferencer.

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din brug af vores hjemmeside, som beskrevet ovenfor og som yderligere beskrevet i vores cookiepolitik , på grundlag af dit samtyk-ke, jf. GDPR, art. 6.1.a.

Du kan læse mere om brugen af cookies i vores cookiepolitik  samt tilbagekalde eller ændre dit samtykke ved at fravælge cookies i cookieoversigten, ligesom du kan blokere cookies i din browser.

Behandling af personoplysninger til statistikformål
Når du bruger vores hjemmeside, opsamles der med dit samtykke cookies om din brug af hjemmesiden til brug for statistikformål. Sådanne cookies kan f.eks. være cookies, der husker hvilke faner og produkter du har kigget på, hvor længe du har været på de enkelte faner, hvor længe dit samlede besøg har været, om du har besøgt siden før m.v. Vi bruger personoplysningerne indsamlet via cookies til at kunne udarbejde statistikker over brugen af vores hjemmeside, herunder for at kunne forbedre hjemmesiden.

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din brug af vores hjemmeside, som beskrevet ovenfor og som yderligere beskrevet i vores cookiepolitik , på grundlag af dit samtykke, jf. GDPR, art. 6.1.a.

Du kan læse mere om brugen af cookies i vores cookiepolitik  samt tilbagekalde eller ændre dit samtykke ved at fravælge cookies i cookieoversigten, ligesom du kan blokere cookies i din browser.

Behandling af personoplysninger med henblik på kontakt
Når du udfylder en kontaktformular på vores hjemmeside med henblik på at blive kontaktet, modtage informationer og/eller få en demo, behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig, herunder:
- Kontaktoplysninger, herunder for- og efternavn, ansættelsessted, titel, samt email- og telefonop-lysninger.

Vi behandler dine personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag: Artikel 6.1.a. (samtykke)

Når du udfylder en formular, anvender vi dine personoplysninger til at sende dig mails og/eller kontakte dig telefonisk for at imødekomme dit ønske om at komme i kontakt med os. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog dele dine personoplysninger med leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører og support, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed.

Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger så længe der foreligger gensidig kontakt mellem dig og RISMA - og i 2 år derefter. Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre der er en specifik årsag hertil. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med persondataforordningens art. 49.1.b-e.


3.6 Behandling af personoplysninger i forbindelse med afholdelse af events
Når du deltager i et event, som vi afholder, anvender vi dine personoplysninger til at kontakte dig før, under og efter det pågældende event.

Vi behandler i den forbindelse en række almindelige personoplysninger om dig, herunder:
- Kontaktoplysninger, herunder for- og efternavn, ansættelsessted, titel, samt email- og telefonoplysninger.

Vi behandler ikke følsomme personoplysninger om dig.
Personoplysningerne indsamles direkte fra dig, eller den virksomhed du arbejder for.

Vi behandler generelt dine personoplysninger med hjemmel i GDPR, art. 6.1.b, samt til dels GDPR, art. 6.1.f. Behandling vil ske med hjemmel i GDPR, art. 6.1.b, når behandlingen er nødvendig for indgå eller opfylde en aftale med dig, mens behandling vil ske med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f, når dette ikke er tilfældet. Vores legitime interesser vil da være at sikre effektiv administration og afholdelse af vores events.

I forbindelse med afholdelse af webinarer, anvender RISMA Systems softwaren GoToWebinar - og videregiver i den forbindelse dine kontaktoplysninger til LogMeIn. Hvis du vælger at deltage i et af vores webinarer, bliver du bedt om at indsende personlige oplysninger for at registrere og logge ind, samtidig vil du modtage e-mail relevant for din deltagelse i webinaret. Alle oplysninger, du indsender i forbindelse med din registrering, gemmes af LogMein. Privatlivsvilkårene for LogMeIn, inc. accepteres, når du tilmelder dig et RISMA-webinar og fremgår her:

- https://www.logmein.com/legal/privacy/international
‍
Har du tilmeldt dig et event, der ikke er et betalingsarrangement, gemmer vi dine personoplysninger 2 år efter tidspunktet, hvor eventet blev afholdt.Er der tale om et betalingsarrangement, så opbevarer vi endvidere bogføringsrelaterede personoplysnin-ger i indeværende regnskabsår plus 5 år i overensstemmelse med bogføringslovens regler herom.  Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog dele dine personoplysninger med leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører og support, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed. Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre der er en specifik årsag hertil. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med persondataforordningens art. 49.1.b-e.

3.7 Behandling af personoplysninger i forbindelse med vores brug af sociale medier
Vi har profiler på en række sociale medier, såsom Facebook og LinkedIn. Se yderligere om hvert af de sociale medier vi gør brug af nedenfor.

Vi anvender de sociale medier til at markedsføre os, bl.a. ved at afholde konkurrencer eller andre former for aktiviteter, hvor vi via det pågældende sociale medier interagerer med dig. Ingen af de afholdte aktiviteter og konkurrencer er associerede med det pågældende sociale medie.

Når du deltager i en konkurrence eller en anden form for aktivitet, som er udbudt af RISMA Systems A/S via et socialt medie, anvender vi dine personoplysninger til at kontakte dig i forbindelse med den pågældende aktivitet eller konkurrence. For de behandlinger der foretages på sociale medier, er RISMA Systems A/S som udgangspunkt fælles dataansvarlig med udbyderen af det pågældende sociale medie for den del af behandlingen, som RISMA Systems A/S foretager via det sociale medie.

For disse behandlingsaktiviteter kan du frit vælge om du vil gøre dine rettigheder - fx din ret til indsigt - gældende over for os eller det pågældende sociale medie. På trods af det fælles dataansvar bemærkes dog, at vi ikke har afgørende indflydelse på, hvordan behandlingsaktiviteterne håndteres af det pågældende sociale medie.

Udbyderne af de sociale medier vil være selvstændigt dataansvarlige for enhver efterfølgende behandling af dine personoplysninger til det pågældende sociale medies egne formål, ligesom RISMA Systems A/S vil være selvstændigt dataansvarlig for enhver behandling af personoplysninger uden for det sociale medies online platform. Det fælles dataansvar gælder således kun i indsamlingsfasen.

Vi behandler som selvstændig dataansvarlig en række almindelige personoplysninger om dig, herunder navn, telefonnumre og e-mailadresse.

Kilderne til personoplysningerne er dig selv.

Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f, hvor vores legitime interesse er at markedsføre RISMA Systems A/S.

Vi kan dele dine personoplysninger med leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører og sup-port, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed.

Alle personoplysninger som vi er kommet i besiddelse af via et socialt medie slettes fra vores systemer så snart formålet, hvortil oplysningerne oprindeligt blev indsamlet er opfyldt. Som udgangspunkt slettes oplysninger så snart den pågældende konkurrence eller aktivitet er afsluttet.

For yderligere om, hvordan de forskellige sociale medier vi anvender behandler personoplysninger hen-vises til disses egne brugerbetingelser og privatlivspolitik (se nedenfor).

Facebook
Vi har en aktiv virksomhedsprofil på det sociale netværk Facebook.

Facebook benytter sig af Europa-Kommissionensstandardkontraktbestemmelser, når Facebook overfører personoplysninger til tredjelandeudenfor EU/EØS. Du kan læse mere her. Du kan anmode Facebook om en kopi af de indgåede standardkontraktbestemmelser her.

Vi har tiltrådt en delt dataansvarsaftale med Facebook(tillæg om ansvarlig for Indblik i side). Aftalen fastsætter, hvilkedatabehandlingsaktiviteter vi henholdsvis Facebook er ansvarlige for, når dubesøger vores virksomheds side på Facebook.
Du kan se aftalen her.

For yderligere information om Facebooks behandling af personoplysninger, henvises til Facebooks privatlivspolitik, som kan findes her.

LinkedIn
Vi har en aktiv virksomhedsprofil på det sociale netværk LinkedIn.

Linkedin benytter sig af Europa-Kommissionensstandardkontraktbestemmelser, når Linkedin overfører personoplysninger tiltredjelande udenfor EU/EØS. Du kan læse mere her.  

Vi har tiltrådt en delt dataansvarsaftale med LinkedIn (tillæg om ansvarlig for Page Insights). Aftalen fastsætter, hvilkedatabehandlingsaktiviteter vi henholdsvis LinkedIn er ansvarlige for, når du besøger vores virksomheds side på LinkedIn.
Du kan se aftalen her.

For yderligere information om LinkedIns behandling af personoplysninger henvises til deres privatlivspolitik, som kan findes her.

3.8 Behandling af personoplysninger i forbindelse med vores administration af rekrutteringsprocessen
I forbindelse med behandling af din ansøgning om arbejde hos RISMA Systems A/S behandler vi en række personoplysninger om dig under rekrutteringsprocessen samt i visse tilfælde efterfølgende for rekrutteringsprocessen, hvor du ikke er blevet tilbudt et job, men hvor vi ønsker at gemme din ansøgning til brug for eventuelle fremtidige ledige stillinger.  

Dine personoplysninger anvendes til at vurdere, om du er egnet til ansættelse.

Vi behandler en række almindelige personoplysninger om dig, herunder:
- Kontaktoplysninger, herunder for- og efternavn, adresse samt email- og telefonoplysninger.
- Ansættelses- og ansøgningsoplysninger samt oplysninger om uddannelsesniveau, herunder oplysninger indeholdt i ansøgningsmateriale/CV, tidligere ansættelsesbaggrund og referencer, uddannelseshistorik og kvalifikationer.
- Billede - hvis medsent i ansøgningsmateriale.

Vi behandler i særlige tilfælde følsomme oplysninger om dig, herunder:
- Helbredsoplysninger, f.eks. oplysninger om sygdom eller særlige behov som følge af sygdom, handicap eller lignende.

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig.

Vi behandler generelt dine personoplysninger med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f. Vores legitime interesser er at sikre en effektiv rekrutteringsproces med henblik på ansættelse af den eller de mest egnede kandidater.  

I de tilfælde, hvor vi behandler følsomme personoplysninger, vil dette ske med hjemmel i GDPR, art. 9.2.f i tillæg til art. 6.1.f samt som nævnt ovenfor. Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger i seks måneder fra det tidspunkt, hvor vi har fundet den eller de mest egnede kandidater. I visse tilfælde vil vi med dit samtykke opbevare din ansøgning samt tilhørende personoplysninger i 2 år fra det tidspunkt, hvor vi har fundet den eller de mest egnede kandidater.

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog overlade dine personoplysninger til eksterne leverandører, herunder databehandlere, som bistår RISMA Systems A/S med vores ansættelsesproces.

Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre der er en specifik årsag hertil. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med GDPR, art. 49.1.b-e.

Du har følgende rettigheder:
‍
- Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
- Du har også ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
- Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke. Du kan tilbagekalde dit samtykke og gøre brug af dine rettigheder som anført nedenfor.
- Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
- Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde:
- Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på GDPR, art. 6.1.e eller art. 6.1.f (se ovenfor under behandlingsgrundlag), har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.
- Ligeledes har du en ubetinget ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvis vi behandler dine oplysninger med henblik på direkte markedsføring.

Der kan være betingelser eller begrænsninger i disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte RISMA Systems A/S på email info@rismasystems.com eller på telefon +45 70 25 47 00.

Senest opdateret: [04-09-2020]