Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan RISMA Systems A/S ("vi", "vores" eller "os") behandler personoplysninger i forbindelse med vores håndtering af kunder, samarbejdspartnere, leverandører og jobsøgere samt markedsføring og brug af vores hjemmeside.
Hvis du har generelle spørgsmål vedrørende vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på telefon +45 70 25 47 00 eller på email info@rismasystems.com.
Nedenfor har vi redegjort for vores behandling af personoplysninger.
3.1 Behandling af personoplysninger i forbindelse med vores administration af kundeforholdet
Når du eller den virksomhed du arbejder for køber et eller flere af RISMA Systems A/S' produkter, behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig, herunder:
- Kontaktoplysninger, herunder for- og efternavn, ansættelsessted, titel, samt email- og telefonoplysninger.
Vi behandler ikke følsomme personoplysninger om dig.
Personoplysningerne indsamles direkte fra dig, eller den virksomhed du arbejder for.
Vi behandler generelt dine personoplysninger med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f, hvor vores legitime interesser er at sikre effektiv administration af kundeforholdet, samt at vi i øvrigt kan behandle dine person-oplysninger i relation til generelle kunderelaterede aktiviteter.
Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger i 5 år efter kundeforholdets ophør. I visse tilfælde vil vi opbevare dine oplysninger længere af dokumentationshensyn. I tilfælde, hvor vi opbevarer dine personoplysninger længere end 5 år fra tidspunktet, hvor kundeforholdet ophører, vil vi gøre dig opmærksom på de(t) konkrete forhold, der begrunder denne længere opbevaringsperiode.
Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog dele dine personoplysninger med vores bankforbindelser, advokater og revisorer i forbindelse med vores efterlevelse af hvidvaskreglerne, ligesom vi også kan dele dine personoplysninger med leve-randører og forhandlere, herunder IT-leverandører og support, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed.
Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre der er en specifik årsag hertil. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med persondataforordningens art. 49.1.b-e.
3.5 Behandling af personoplysninger i forbindelse med drift, markedsføring og optimering af vores hjemmeside samt statistik
Behandling af personoplysninger til driftsformål
Når du bruger vores hjemmeside, opsamles der ved brug af "nødvendige cookies" personoplysninger om din brug af hjemmesiden. Sådanne nødvendige cookies kan f.eks. være cookies, der husker indholdet af en indkøbskurv, eller at du tidligere har givet dit samtykke til placeringen af "ikke-nødvendige" cookies.
De personoplysninger som vi anvender indhentes via din brug af vores hjemmeside.
Vi behandler dine personoplysninger hidrørende fra nødvendige cookies med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f, hvor vores legitime interesse er at tilbyde dig en hjemmeside, som fungerer optimalt.
Du kan læse mere om brugen af cookies i vores
cookiepolitik samt tilbagekalde eller ændre dit samtykke ved at fravælge cookies i cookieoversigten, ligesom du kan blokere cookies i din browser.
Behandling af personoplysninger til markedsføringsformålNår du bruger vores hjemmeside, opsamles der med dit samtykke cookies om din brug af hjemmesiden til brug for markedsføringsformål. Sådanne cookies kan f.eks. være cookies, der husker hvilke faner og produkter du har kigget på. Vi bruger personoplysningerne indsamlet via cookies i forbindelse med markedsføringsmæssige tiltag, herunder for at kunne målrette vores kommunikation, f.eks. i forbindelse med visning af målrettede annoncer.
De personoplysninger som vi anvender indhentes via din brug af vores hjemmeside. Vi behandler ude-lukkende almindelige personoplysninger, herunder:
- Log-oplysninger, såsom IP-adresse, sessions-id, sessions tidspunkt- og længde, adfærdsmønstre og præferencer.
Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din brug af vores hjemmeside, som beskrevet ovenfor og som yderligere beskrevet i vores
cookiepolitik , på grundlag af dit samtyk-ke, jf. GDPR, art. 6.1.a.
Du kan læse mere om brugen af cookies i vores
cookiepolitik samt tilbagekalde eller ændre dit samtykke ved at fravælge cookies i cookieoversigten, ligesom du kan blokere cookies i din browser.
Behandling af personoplysninger til statistikformålNår du bruger vores hjemmeside, opsamles der med dit samtykke cookies om din brug af hjemmesiden til brug for statistikformål. Sådanne cookies kan f.eks. være cookies, der husker hvilke faner og produkter du har kigget på, hvor længe du har været på de enkelte faner, hvor længe dit samlede besøg har været, om du har besøgt siden før m.v. Vi bruger personoplysningerne indsamlet via cookies til at kunne udarbejde statistikker over brugen af vores hjemmeside, herunder for at kunne forbedre hjemmesiden.
Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din brug af vores hjemmeside, som beskrevet ovenfor og som yderligere beskrevet i vores
cookiepolitik , på grundlag af dit samtykke, jf. GDPR, art. 6.1.a.
Du kan læse mere om brugen af cookies i vores
cookiepolitik samt tilbagekalde eller ændre dit samtykke ved at fravælge cookies i cookieoversigten, ligesom du kan blokere cookies i din browser.
Behandling af personoplysninger med henblik på kontaktNår du udfylder en kontaktformular på vores hjemmeside med henblik på at blive kontaktet, modtage informationer og/eller få en demo, behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig, herunder:
- Kontaktoplysninger, herunder for- og efternavn, ansættelsessted, titel, samt email- og telefonop-lysninger.
Vi behandler dine personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag: Artikel 6.1.a. (samtykke)
Når du udfylder en formular, anvender vi dine personoplysninger til at sende dig mails og/eller kontakte dig telefonisk for at imødekomme dit ønske om at komme i kontakt med os. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog dele dine personoplysninger med leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører og support, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed.
Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger så længe der foreligger gensidig kontakt mellem dig og RISMA - og i 2 år derefter. Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre der er en specifik årsag hertil. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med persondataforordningens art. 49.1.b-e.
3.6 Behandling af personoplysninger i forbindelse med afholdelse af eventsNår du deltager i et event, som vi afholder, anvender vi dine personoplysninger til at kontakte dig før, under og efter det pågældende event.
Vi behandler i den forbindelse en række almindelige personoplysninger om dig, herunder:
- Kontaktoplysninger, herunder for- og efternavn, ansættelsessted, titel, samt email- og telefonoplysninger.
Vi behandler ikke følsomme personoplysninger om dig.
Personoplysningerne indsamles direkte fra dig, eller den virksomhed du arbejder for.
Vi behandler generelt dine personoplysninger med hjemmel i GDPR, art. 6.1.b, samt til dels GDPR, art. 6.1.f. Behandling vil ske med hjemmel i GDPR, art. 6.1.b, når behandlingen er nødvendig for indgå eller opfylde en aftale med dig, mens behandling vil ske med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f, når dette ikke er tilfældet. Vores legitime interesser vil da være at sikre effektiv administration og afholdelse af vores events.
I forbindelse med afholdelse af webinarer, anvender RISMA Systems softwaren Demio - og videregiver i den forbindelse dine kontaktoplysninger til Demio. Hvis du vælger at deltage i et af vores webinarer, bliver du bedt om at indsende personlige oplysninger for at registrere og logge ind, samtidig vil du modtage e-mail relevant for din deltagelse i webinaret. Alle oplysninger, du indsender i forbindelse med din registrering, gemmes af Demio. Privatlivsvilkårene for Demio, inc. accepteres, når du tilmelder dig et RISMA-webinar og fremgår her:
-
https://demio.com/privacy-policyHar du tilmeldt dig et event, der ikke er et betalingsarrangement, gemmer vi dine personoplysninger 2 år efter tidspunktet, hvor eventet blev afholdt.Er der tale om et betalingsarrangement, så opbevarer vi endvidere bogføringsrelaterede personoplysnin-ger i indeværende regnskabsår plus 5 år i overensstemmelse med bogføringslovens regler herom. Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog dele dine personoplysninger med leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører og support, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed. Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre der er en specifik årsag hertil. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med persondataforordningens art. 49.1.b-e.
3.7 Behandling af personoplysninger i forbindelse med vores brug af sociale medierVi har profiler på en række sociale medier, såsom Facebook og LinkedIn. Se yderligere om hvert af de sociale medier vi gør brug af nedenfor.
Vi anvender de sociale medier til at markedsføre os, bl.a. ved at afholde konkurrencer eller andre former for aktiviteter, hvor vi via det pågældende sociale medier interagerer med dig. Ingen af de afholdte aktiviteter og konkurrencer er associerede med det pågældende sociale medie.
Når du deltager i en konkurrence eller en anden form for aktivitet, som er udbudt af RISMA Systems A/S via et socialt medie, anvender vi dine personoplysninger til at kontakte dig i forbindelse med den pågældende aktivitet eller konkurrence. For de behandlinger der foretages på sociale medier, er RISMA Systems A/S som udgangspunkt fælles dataansvarlig med udbyderen af det pågældende sociale medie for den del af behandlingen, som RISMA Systems A/S foretager via det sociale medie.
For disse behandlingsaktiviteter kan du frit vælge om du vil gøre dine rettigheder - fx din ret til indsigt - gældende over for os eller det pågældende sociale medie. På trods af det fælles dataansvar bemærkes dog, at vi ikke har afgørende indflydelse på, hvordan behandlingsaktiviteterne håndteres af det pågældende sociale medie.
Udbyderne af de sociale medier vil være selvstændigt dataansvarlige for enhver efterfølgende behandling af dine personoplysninger til det pågældende sociale medies egne formål, ligesom RISMA Systems A/S vil være selvstændigt dataansvarlig for enhver behandling af personoplysninger uden for det sociale medies online platform. Det fælles dataansvar gælder således kun i indsamlingsfasen.
Vi behandler som selvstændig dataansvarlig en række almindelige personoplysninger om dig, herunder navn, telefonnumre og e-mailadresse.
Kilderne til personoplysningerne er dig selv.
Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i GDPR, art. 6.1.f, hvor vores legitime interesse er at markedsføre RISMA Systems A/S.
Vi kan dele dine personoplysninger med leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører og sup-port, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed.
Alle personoplysninger som vi er kommet i besiddelse af via et socialt medie slettes fra vores systemer så snart formålet, hvortil oplysningerne oprindeligt blev indsamlet er opfyldt. Som udgangspunkt slettes oplysninger så snart den pågældende konkurrence eller aktivitet er afsluttet.
For yderligere om, hvordan de forskellige sociale medier vi anvender behandler personoplysninger hen-vises til disses egne brugerbetingelser og privatlivspolitik (se nedenfor).
FacebookVi har en aktiv profil på det sociale netværk Facebook, der leveres af Facebook Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, California 94025, USA.
Facebook er certificeret i overensstemmelse med EU-U.S. Privacy Shield-ordningen.
Vi har tiltrådt en delt dataansvarsaftale med Facebook (tillæg om ansvarlig for Indblik i side). Aftalen fastsætter, hvilke databehandlingsaktiviteter vi henholdsvis Facebook er ansvarlige for, når du besøger vores fanside på Facebook.
Du kan se aftalen
her. For yderligere information om Facebooks behandling af personoplysninger, henvises til Facebooks privatlivspolitik, som kan findes
her. LinkedInVi har en aktiv profil på det sociale netværk LinkedIn, der leveres af LinkedIn Ireland Unlimited Compa-ny, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ireland.
LinkedIn (U.S.) er certificeret i overensstemmelse med EU-U.S. Privacy Shield-ordningen.
For yderligere information om LinkedIns behandling af personoplysninger henvises til deres privatlivspolitik, som kan findes
her.