Forenkling av GDPR-prosessen i årene som kommer.
Under slagordet «Vi flytter makt» arbeider de 160 ansatte i det største partnereide kommunikasjonsselskapet i Skandinavia på tvers av interesser, bransjer, målgrupper og grenser. Dette innebar at Geelmuyden Kiese stod overfor en ny utfordring da GDPR stilte krav om å dokumentere arbeidsprosedyrer og databehandling.
Vi har et flatt hierarki der våre konsulenter er svært nær kundene. Rådgivningen vår er tilpasset kundene og måten de håndterer data på. Det betyr også at det finnes en del ulike måter å håndtere dataene våre på, avhengig av hva kundene gjør. Kort sagt er det en betydelig forskjell på hvordan GDPR er tenkt og hvordan virksomheten vår fungerer», konstaterer Markus Vickery, nordisk IT-sjef i Geelmuyden Kiese.
De mange ulike prosessene som Geelmuyden Kiese brukte, skapte en stor utfordring for dem. De trengte derfor noe som kunne hjelpe dem med å håndtere situasjonen.
Markus Vickery samarbeidet tett med det store norske advokatfirmaet Kvale for å finne en måte å håndtere GDPR-prosjektet på.
APå et tidspunkt ble Kvale oppmerksom på RISMA Systems' GDPR-løsning og anbefalte oss å se nærmere på det.
Vår CFO og jeg fikk løsningen demonstrert, og vi følte ganske raskt at det kunne fungere. For med RISMAs GDPR-løsning fikk vi satt arbeidet i system ved å følge noen faste spørreskjemaer, bygge opp en struktur for organisasjonen og legge inn alle prosesser med personopplysninger. Det var veldig konkret», sier Markus Vickery.
RISMA endte opp med å hjelpe dem med deres GDPR-utfordring og ved hjelp av RISMAs GDPR-løsning kartla Geelmuyden Kiese prosessene sine og strukturerte GDPR-arbeidet. Dette sparte dem for mange interne arbeidstimer, minimerte behovet for kostbare juridiske konsulenter og forenklet GDPR-styring i årene som kommer.
Vi fikk – billedlig talt – et håndtak å vri på, slik at det kom ut resultater i den andre enden. Det var akkurat det vi hadde manglet», konkluderer Markus.
Kvantifiserbar og strukturert informasjon til det juridiske teamet
Markus Vickery og kollegene hans har nå brukt RISMAs GDPR-løsning på tvers av den nordiske organisasjonen til å kartlegge og dokumentere de relevante prosessene. Dette har gjort oppgaven med å implementere dokumentasjonskravene lettere, og har på samme tid gitt Kvales juridiske konsulenter kvantifiserbare og strukturerte opplysninger å arbeide med.
Vi leverer materiale som Kvales jurister kan bruke til raskt og effektivt å utarbeide gap-analyser og melde tilbake med informasjon om hvor vi skal forbedre prosessene våre ytterligere for å være compliant», sier Markus Vickery.
Det koster tid og penger å bli GDPR-compliant. Men sett i forhold til hvor mye tid vi sparer internt – tid som våre rådgivere kan bruke på kundene – ved å arbeide effektivt med prosessen, så opplever vi ikke kostnadene med RISMA Systems' GDPR-løsning som så store. Vi har hatt stor nytte av systemet og har det fortsatt, så det virker veldig logisk for oss», tilføyer han.
Geelmuyden Kiese har gjort store fremskritt i sin GDPR-prosess. Markus Vickery vurderer også at RISMAs GDPR-løsning vil gjøre det lettere å overholde de mange kravene som stilles til GDPR de kommende årene.
I utgangspunktet har vi jobbet på mange måter for å bli compliant. Nå har vi én måte. Det er også en fordel at løsningen kan strukturere det løpende arbeidet fremover. Blant annet ved å minne oss på når det er på tide å gjennomgå databehandleravtaler eller løse andre løpende oppgaver som GDPR stiller krav til», sier han
Få beste praksis og ekspertkunnskap
Hold deg oppdatert med beste praksis, nyheter og kunnskap om governance, risikostyring og compliance og få invitasjoner til arrangementer og webinarer. Du kan når som helst melde deg av.
