Förenkling av GDPR-processen under de kommande åren.
Under sloganen ”Vi flyttar makt” arbetar de 160 medarbetarna i det största partnerägda kommunikationsföretaget i Skandinavien tvärs över intressen, branscher, målgrupper och gränser. Detta innebar att Geelmuyden Kiese stod inför en ny utmaning när GDPR ställde krav på att dokumentera arbetsrutiner och databehandling.
Vi har en platt hierarki där våra konsulter är mycket nära kunderna. Vår rådgivning är anpassad till kunderna och det sätt som de hanterar data på. Det innebär också att det finns en del olika metoder för att hantera våra data beroende på vad kunderna gör. Kort sagt: det är en stor skillnad mellan hur GDPR är tänkt och hur vår verksamhet fungerar, konstaterar Markus Vickery, nordisk IT-chef på Geelmuyden Kiese.
De många olika processer som Geelmuyden Kiese använde skapade en stor utmaning för dem. De behövde därför något som kunde hjälpa dem att få en överblick över deras situation.
Markus Vickery samarbeidet tett med det store norske advokatfirmaet Kvale for å finne en måte å håndtere GDPR-prosjektet på.
Markus arbetade nära den stora norska advokatbyrån Kvale för att hitta ett sätt att ta sig an GDPR-projektet.
Kvale fick upp ögonen för RISMA Systems GDPR-lösning och rekommenderade oss att titta närmare på den. Vår CFO och jag fick se hur lösningen fungerade och vi kände ganska snabbt att det kunde fungera väldigt bra. Med RISMA:s GDPR-lösning satte vi arbetet i system genom att följa några fasta frågeformulär, bygga upp en struktur för organisationen och lägga in alla processer med personuppgifter. Det var väldigt konkret, säger Markus
RISMA hjälpte dem med sin GDPR-utmaning och med hjälp av RISMA:s GDPR-lösning kunde Geelmuyden Kiese kartlägga sina processer och strukturera GDPR-arbetet. Detta sparade många interna arbetstimmar, minimerade behovet av dyra juridiska konsulter och förenklade GDPR-hanteringen under de kommande åren.
Vi fick så att säga hjälp i ena änden med att få ut önskade resultat i den andra änden. Det var precis vad vi hade saknat, avslutar Markus.
Kvantifierbar och strukturerad information för det juridiska teamet
Markus och hans kollegor har nu använt RISMA:s GDPR-lösning i hela den nordiska organisationen för att kartlägga och dokumentera relevanta processer. Detta har underlättat uppgiften att implementera dokumentationskraven och har samtidigt gett Kvales juridiska konsulter kvantifierbar och strukturerad information att arbeta med.
Vi levererar material som Kvales jurister kan använda för att snabbt och effektivt ta fram GAP-analyser och återkoppla med information om var vi ska göra våra processer ännu bättre för att säkra efterlevnad, säger Markus.
GDPR-efterlevnad kostar tid och pengar. – Men sett i förhållande till hur mycket tid vi sparar internt – tid som våra rådgivare kan lägga på kunderna – genom att arbeta effektivt med processen, så upplever vi inte kostnaderna med RISMA Systems GDPR-lösning så stora. Systemet har levererat bra värde och gör det fortfarande, så det är absolut en bra lösning för oss, tillägger han..
Geelmuyden Kiese har gjort stora framsteg i sin GDPR-process. Markus bedömer också att RISMA:s GDPR-lösning gör det lättare att uppfylla alla de krav som ställs på GDPR under de kommande åren.
Tidigare arbetade vi på flera olika sätt för att bli kompatibla. Nu arbetar vi på ett enda sätt. Det är också en fördel att lösningen kan strukturera det löpande arbetet framöver. Bland annat genom att påminna oss om när det är dags att gå igenom biträdesavtal eller lösa andra löpande uppgifter som GDPR ställer krav på, säger han.
Få bästa praxis och expertkunskap
Håll dig uppdaterad med bästa praxis, nyheter och kunskaper om styrning, riskhantering och efterlevnad samt inbjudningar till evenemang och webbinarier. Du kan när som helst avregistrera dig.
