Programvara för efterlevnad vid outsourcing
Omvandla juridisk komplexitet till en vägledd process och få överblick över uppgifter, bedömningar och processer.
Allt-i-ett-plattform
Definiera, övervaka och dokumentera all din outsourcing på ett enda ställe och slipp ineffektivt arbete i statiska Excel-ark.
Skapa transparens över avdelningsgränserna
Generera rapporter med ett klick
Integrera policyer, processer och exitstrategi på ett och samma ställe
Bli guidad genom processen
Vi har gjort om outsourcingföreskriften till ett strukturerat frågeformulär som speglar reglerna i föreskriften.
Checklista för krav på inbyggt leverantörsavtal
Vägledd steg-för-steg-process som hjälper till med efterlevnad
Kartläggning av data och visuell överblick över all outsourcing
Integrerad efterlevnad och styrning
Vi hjälper dig både att säkra efterlevnad och upprätthålla den med automatisering av kontroller. På så sätt slipper du det manuella kontrollarbetet.
Upprätta årshjul med automatiska kontroller
Få enkel dokumentation av viktiga och kritiska evenemang
Hämta lagstadgade register till Finansinspektionen
Reducera manuella processer, förbättra transparensen och öka effektiviteten
Allt du behöver i en efterlevnadslösning för outsourcing.
Viktiga funktioner i vår outsourcinglösning
KARTLÄGGNING
Du får hjälp med att skapa överblick över all outsourcing genom en komplett kartläggning av bland annat använda leverantörer. Du får också möjlighet att göra en efterlevnadskontroll av din outsourcingpolicy, exitstrategier samt beredskapsplaner.
GAP-ANALYS
Du får hjälp med att utarbeta GAP-analyser i relation till avtal, riskbedömningar och liknande samt bedömningar om outsourcinguppdragen är viktiga eller kritiska. Detta säkerställer att du upptäcker om reglerna inte efterlevs.
RISKBEDÖMNING
Du får hjälp med att utarbeta riskbedömningar i samband med de enskilda outsourcinguppdragen. Du måste känna till de specifika risker som finns vid de olika uppdragen för att kunna bedöma vilka åtgärder du ska vidta.
KONTROLLERA
Du kan upprätta kontroller som bidrar till att säkerställa att din organisation kontinuerligt efterlever outsourcingreglerna. Kontrollerna spelar dessutom en viktig roll för dokumentationen av hur du dagligen följer reglerna.
DELEGERA UPPGIFTER
Du kan delegera konkreta uppgifter till relevanta medarbetare och därmed placera ansvaret för insamling av information om outsourcinguppdrag hos de rätta medarbetarna.
GRANSKNING AV KONTROLLER
Du får möjlighet att göra granskningar av utförda kontroller och få överblick över om du följer outsourcingreglerna i hela organisationen.
Utvecklad i samarbete med branschledande experter
I samarbete med Plesner Advokatpartnerselskabs IT- och outsourcingteam har vi utvecklat en outsourcinglösning som kan hjälpa din organisation att följa outsourcingreglerna.
Kort sagt är vår outsourcinglösning uppbyggd på ett sätt som säkerställer att du kan följa outsourcingreglerna genom att du blir guidad genom hela den praktiska processen steg för steg. Teamet på Plesner har till exempel utformat hela outsourcingföreskriften som frågor och levererat innehåll till GAP-analysverktyget, utvärderingsverktyg, handlingsplaner och kontrollkatalog.
Outsourcinglösningen ger dig dessutom full överblick över alla medarbetares hantering av uppgifter tvärs över avdelningar och system.
Efterlevnad vid outsourcing
Vi guidar dig genom processen steg för steg
VERKSAMHETSÖVERBLICK
INSAMLING AV INFORMATION
BEDÖMNINGAR OCH GAP-ANALYS
RISKMINIMERINGSÅTGÄRDER OCH KONTROLLER
DOKUMENTATION
VERKSAMHETSÖVERBLICK
Du kan kartlägga och få en överblick över omfattningen av organisationens arbete med outsourcing, inklusive leverantörer, system och policyer.
INSAMLING AV INFORMATION
Genom en tydlig och strukturerad frågeram som avspeglar outsourcingförordningens alla regler samlar du och dina kollegor in relevant information om de enskilda outsourcinguppdragen.
BEDÖMNINGAR OCH GAP-ANALYS
Lösningen stöttar dina bedömningar, bland annat om huruvida outsourcinguppdraget är viktigt eller kritiskt. GAP-analysen kan visa om exempelvis utförda riskbedömningar överensstämmer med föreskriften.
RISKMINIMERINGSÅTGÄRDER OCH KONTROLLER
Du får en överblick över vilka områden som kräver riskminimerande åtgärder. Du kan också övervaka insatsen och upprätthålla efterlevnaden genom löpande kontroller av exempelvis leverantörer.
DOKUMENTATION
Du kan när som helst skapa relevanta rapporter så att du kan dokumentera insatsen gentemot relevanta intressenter. Du kan till exempel hämta det lagstadgade registret över outsourcinguppdrag till Finansinspektionen.
Implementering av outsourcinglösning
För att få bästa möjliga start och säkerställa optimal implementering hjälper vårt Customer Success-team din organisation att komma igång via en välplanerad implementeringsprocess.
Du har naturligtvis också möjlighet att få löpande support när behovet uppstår, så att du kan vara säker på att få största möjliga nytta av lösningen.
Se hur vi passar in i din verksamhet
Boka en demo och upptäck hur vi kan hjälpa och guida dig till att få kontroll över EBA:s och EIOPA:s riktlinjer för outsourcing av molntjänster.
En GRC-plattform som samlar hela organisationen
Stärk organisationen genom att koppla samman data, team, handlingsplaner och rapportering i en integrerad GRC-plattform.
Oavsett om du implementerar en, två eller flera av GRC-plattformens lösningar, är plattformen en garanti för ökat samarbete, större transparens och mycket sparad tid. Resultatet skapar stort värde för alla.
SMIDIGA KONTROLLER
Automatisera, dokumentera och rapportera alla kontroller – inklusive bedömning, riskminimering och övervakning i en enda plattform.
Läs mer
ORGANISERAD RISKSTYRNING
Definiera, analysera, utvärdera och åtgärda dina organisationsrisker, och använd dina kunskaper för att uppnå strategiska fördelar.
Läs mer
Optimerad GDPR compliance
Ersätt ineffektiv informationsinsamling, manuella processer och opålitliga Excel-ark med en optimerad GDPR-lösning.
Läs mer
Vanliga frågor
Innehåller RISMA:s outsourcinglösning en registerfunktion där vi kan registrera alla våra outsourcinguppdrag?
Ja, RISMA:s outsourcinglösning ger dig möjlighet att uppfylla registerkraven för både vanlig outsourcing och viktiga eller kritiska outsourcinguppdrag.
Lösningen ger dig möjlighet att lämna ut register i elektroniskt läsbar form till Finansinspektionen, vilket är ett krav enligt den nya outsourcingförordningen.
Finns det en fördel i att välja att systemstödja vår hantering av outsourcinguppdrag?
Det har tidigare varit vanligt att finansiella företag har hanterat sina outsourcinguppdrag i bland annat Excel.
De nya outsourcingreglerna medför dock betydligt fler krav på varje enskilt outsourcinguppdrag – även de som inte är viktiga eller kritiska. Dessutom gäller också skärpta krav på dokumentation av alla bedömningar du gör samt att du ska kunna lämna ut information från ert nya register i elektroniskt läsbar form till Finansinspektionen.
Samtidigt har det blivit tydligt att du måste ha mer aktiv kontroll över dina leverantörer – både för att följa outsourcingreglerna och GDPR.
De allra flesta användare upplever att möjligheten att dokumentera, registrera och övervaka outsourcinguppdrag blir mindre komplex och mer korrekt när de väljer att få systemstöd för all hantering av outsourcing.
Dessutom säkerställer du att du enkelt kan flytta uppdrag om det sker förändringar i organisationen och att alla i organisationen kan samarbeta kring de enskilda uppdragen. Exempelvis är det ofta nödvändigt att procurement, risk, IT-säkerhet, juridik och andra avdelningar är involverade i processen.
Finns det krav på outsourcinguppdrag som inte är viktiga eller kritiska?
Outsourcingreglerna innehåller som något nytt även krav på outsourcinguppdrag som inte är viktiga eller kritiska.
Du måste bland annat:
- göra en riskbedömning av alla outsourcinguppdrag
- se till att uppfylla kraven på outsourcingavtalen, inklusive uppsägningsbehörigheter i avtalet
- registrera alla outsourcinguppdrag i ett register.
Vad innebär outsourcingreglerna för min organisation?
Outsourcingreglerna omfattar en lång rad skyldigheter. Nedan nämns bara några av de viktigaste.
- Din organisation ska utarbeta en outsourcingpolicy, exitstrategier samt beredskapsplaner.
- Din organisation ska genomföra en djupgående pre-outsourcinganalys av alla outsourcinguppdrag, inklusive due diligence och utredning av intressekonflikter.
- Din organisation ska göra en utförlig riskbedömning av alla outsourcinguppdrag.
- Din organisation ska bedöma om outsourcinguppdragen är viktiga eller kritiska, och viktiga eller kritiska uppdrag ska tillsammans med resultatet av pre-outsourcinganalysen presenteras och godkännas av styrelsen.
- Din organisation ska säkerställa att exitplaner utarbetas för alla viktiga eller kritiska outsourcinguppdrag.
- Din organisation ska säkerställa att outsourcingavtalen uppfyller avtalskraven.
- Din organisation ska föra register över alla outsourcinguppdrag och dokumentera alla bedömningar.
- Din organisation ska övervaka outsourcinguppdrag och outsourcingleverantörer.