Det komplexa arbetet med att spåra data och processer tvärs över avdelningar och manuellt dokumentera allt i Excel kan göra livet surt för alla dataskyddsombud och efterlevnadsansvariga.
I samarbete med ledande experter på personuppgiftshantering har vi utvecklat branschens mest avancerade GDPR-lösning som kan hjälpa er att få ordning på även den allra värsta GDPR-röran.
Få direkt en samlad överblick över exakt vilka åtgärder som har gjorts, hur statusen är, vad som fortfarande saknas och från vem.
Allt visas i en användarvänlig och anpassad instrumentpanel. Det säkerställer både överskådlighet och transparens i hela organisationen.
Vår plattform är byggd för att skapa ett friktionsfritt samarbete mellan alla inblandade. Du kan placera uppgifter och ansvar hos rätt medarbetare.
Därmed effektiviseras både informationsinsamlings- och kontrollarbetet.
RISMAs plattform kan snabbt ge dig olika rapporter. Till skillnad från kalkylblad behöver du inte exportera data manuellt, formatera om informationen och uppdatera rapporten.
I stället genererar systemet automatiskt en anpassad compliance- eller artikel 30-rapport.
Vår programvara för GDPR-compliance har utvecklats i ett exklusivt samarbete med Plesner Advokatbyrå, som är en av branschens ledande experter på personuppgiftsskydd.
Plesner har utformat all information i dataskyddsförordningen som frågor som kan förstås och besvaras av vanliga användare. Dessutom har de levererat innehåll till systemets GAP-analysverktyg, handlingsplaner och kontrollkatalog.
DET BETYDER ATT:
ni får tillgång till innehåll som alltid är uppdaterat i enlighet med de senaste lagarna, förordningarna och standarderna.
ert behov av kontinuerliga konsultationer minskar, eftersom den juridiska kunskapen redan ingår i innehållet
Ni får hjälp att få full överblick över er personuppgiftshantering. Överblicken skapas baserat på den information ni samlar in, bland annat om personuppgiftsbiträden och leverantörer, IT-system, implementerade policyer, processer och dataflöden.
Genom en tydlig och strukturerad uppsättning frågor får du hjälp att samla in all nödvändig information om er personuppgiftshantering. Med GDPR-programvaran kan ni dessutom delegera insamlingen av information till rätt medarbetare.
Därmed kan du vara säker på att det är de mest kompetenta medarbetarna inom respektive del av organisationen som levererar information.
Baserat på informationsinsamlingen hjälper GDPR-lösningen till att ta fram delvis automatiska gap-analyser för de olika databehandlingsaktiviteterna.
Med gap-analyserna blir det tydligare var organisationen lever upp till dataskyddsreglerna och var det finns behov av att initiera ytterligare riskminimeringsåtgärder och kontroller.
Med utgångspunkt i de utarbetade gap-analyserna vägleder GDPR-lösningen till lämpliga åtgärder. Det är åtgärder som ska se till att identifierade luckor täpps till, så att databehandlingsaktiviteterna sker i enlighet med dataskyddsreglerna. Detta kan gälla enstaka initiativ eller kontinuerliga uppföljningskontroller.
Du får hjälp med att ställa in de uppföljande kontrollerna så att du kan se till att luckorna förblir tilltäppta även i fortsättningen.
Du kan enkelt hämta rapporter över organisationens personuppgiftshantering, personuppgiftsbiträden och system, samt över alla vidtagna åtgärder och ert allmänna dataskydd. Det gäller till exempel DPIA-rapporter och samlad rapportering om riskbedömningarna för registrerade individer.
Rapporteringen kan bland annat användas som dokumentation till ägare, styrelsen, ledningen och inte minst Integritetsskyddsmyndigheten.
"Jag har mycket stor respekt för Plesner, som också har varit med och utvecklat det här verktyget, så det är vår garanti för att den juridiska aspekten är på plats. Därför vet vi att efterlevnaden fungerar och att vi undviker överraskningar i så stor utsträckning som det överhuvudtaget är möjligt."
"Med 100 digitala dokument och 25 kalkylark var det nästan omöjligt att administrera allt kontrollarbete genom koncernen. RISMAs GDPR-lösning hjälpte oss med detta genom att administrera alla processer och data, så att vi enkelt kunde få koll på våra register och kontroller."
"RISMA har lyckats omvandla ett ganska tungt område med en hel del juridiska aspekter till en enkel, guidad process. Du vägleds i genomförandet av några uppgifter i en tydligt definierad ordning, och när det är klart är efterlevnadskraven uppfyllda och dokumentationen redo in i minsta detalj. Det är konkret och imponerande enkelt."
Det finns många fördelar med att ersätta komplicerade Excel-ark och texttunga Word-dokument med en systemstödd lösning.
För att få bästa möjliga start och säkerställa optimal implementering hjälper vår Customer Success-team er organisation att komma igång via en välplanerad process.
De vet vad som är bästa praxis och vad som krävs för att bli självständiga användare i projektgruppen och på andra ställen i hela organisationen. De kommer också löpande att ge er support och stå till ert förfogande så att ni får ut mesta möjliga av er lösning.
Stärk organisationen genom att koppla samman data, team, handlingsplaner och rapportering i en integrerad GRC-plattform.
Oavsett om ni implementerar en, två eller flera av våra lösningar hjälper vår GRC-plattform er att samarbeta, öka transparensen och spara tid.
Automatisera, dokumentera och rapportera alla kontroller – inklusive bedömning, riskminimering och övervakning i en enda plattform.
Definiera, analysera, utvärdera och åtgärda riskerna i organisationen, och använd uppnådda insikter för att få strategiska fördelar.
Få full ISMS-efterlevnad – inklusive visuell överblick, övervakning i realtid, inbyggd riskbedömning och perfekt rapportering.
GDPR-reglerna omfattar en lång rad skyldigheter. Nedan nämns bara några av de viktigaste.
När du behandlar personuppgifter ska du alltid bedöma om det finns risk för att de registrerades rättigheter överträds, och vidta rätt åtgärder för att säkerställa att detta inte sker.
Som personuppgiftsansvarig ska du redan innan du hanterar personuppgifter kartlägga riskerna för de registrerades rättigheter och bedöma konsekvenserna av dessa risker.
Därefter ska du bedöma riskerna i förhållande till de åtgärder som vidtas för att skydda de registrerades rättigheter. En försiktighetsåtgärd kan exempelvis vara att kryptera kommunikation.
EN RISKBEDÖMNING BESTÅR AV FLERA STEG:
Med hjälp av vår GDPR-programvara kan din organisation följa dataskyddsreglerna. Din organisations efterlevnad av GDPR har inte bara betydelse för dataskyddet, utan även för era insikter om hur data kommuniceras internt hos er.
Efterlevnadslösningen ger därför en ökad kunskap och bättre inblick i er egen organisation. Användningen av GDPR-lösningen kan därmed både säkerställa att ni följer lagstadgade regler och utgöra ett led i er verksamhetsoptimering.
Dessutom kan er efterlevnad av GDPR-reglerna ge organisationen en konkurrensfördel då ni visar omvärlden att ni tar datasäkerhet på allvar. Det kan till och med användas som en kvalitetsmärkning i marknadsföringen av er organisation.
Slutligen kan er efterlevnad av dataskyddsförordningen göra det enklare att uppnå standarder som ISO-certifieringar och certifieringar från IT-revisorer.
En gap-analys har flera syften. Den hjälper till att klargöra företagets efterlevnad av alla direkta skyldigheter i dataskyddsförordningen och belyser var det finns luckor.
Dessutom är gap-analysen en bra utgångspunkt för att kunna prioritera var ni bör investera tid och resurser för att uppnå GDPR-efterlevnad.
DET FINNS TYPISKT SETT TRE FRÅGOR ATT BESVARA I EN GAP-ANALYS:
Gap-analysen ger en exakt överblick över vilka luckor som ni behöver täppa till för att nå målet.