Hva er en ISAE 3000-erklæring?

Hva er en ISAE 3000-erklæring?

En ISAE 3000-erklæring er en gjennomgang av de rutinene og kontrollene organisasjonen har implementert for å overholde personvernforordningen (GDPR). Alternativt kan man si, at det er et verktøy designet for å oppfylle kravene som er spesifisert i organisasjonens databehandleravtaler.

Gjennomgangen må utføres av en ekstern revisor (derav navnet revisorerklæring), og resultatet viser hvor godt organisasjonen overholder reglene for lagring og behandling av personopplysninger.

LES OGSÅ: Utnytt den forretningsmessige verdien i GDPR

Når er det nødvendig med en ISAE 3000-erklæring?

Som behandlingsansvarlig kan, og bør, organisasjonen overvåke etterlevelsen av personvernforordningen fortløpende for å kunne dokumentere at den er i samsvar med forordningen. En metode for gjennomføring av dette er ISAE 3000-erklæringen, som signaliserer troverdighet og sikkerhet til interessenter, kunder og forretningspartnere. Svart på hvitt kan organisasjonen vise at GDPR-samsvar ikke bare er noe man sier at man gjør - det er noe som faktisk og har blitt verifisert av en uavhengig tredjepart.

Andre ganger kan ISAE 3000-erklæringen være et krav fra en eller flere kunder som vil ha bevis på at organisasjonen behandler personopplysninger i samsvar med lovgivningen. I mange tilfeller er dette skrevet inn i databehandleravtalen.

Hvor lenge er en ISAE 3000-erklæring gyldig?

Det finnes to ulike tidshorisonter når det gjelder ISAE 3000-erklæringen.

Den første kan gis for et bestemt tidspunkt og omtales som «Type 1», mens den andre gis for en periode, vanligvis på et år, og omtales som «Type 2».

En Type 2-erklæring er alltid å foretrekke, ettersom den kan gjøres én gang i året og deretter deles ut til eventuelle behandlingsansvarlige, og eller databehandlere, for å dokumentere innsatsen. Dette sparer organisasjonen for tid på individuelle spørsmål og revisjoner i løpet av året. Type 2-erklæringen krever imidlertid at revisoren har hatt kunnskap og evne til å overvåke overholdelsen av GDPR, eller eventuelle databehandleravtaler, gjennom hele perioden.

Hvordan jobber man med en ISAE 3000-erklæring?

Å få en ISAE 3000-erklæring er ikke noe som skjer over natten. Selve erklæringen utarbeides av en ekstern revisor, men det største arbeidet ligger i organisasjonen. Det handler om å bygge et solid grunnlag slik at revisor kan dokumentere at dere faktisk har kontroll på prosesser, systemer og rutiner.

For mange kan det virke uoversiktlig hvor man skal starte og hvilke steg som må gjennomføres. Men prosessen kan deles inn i velkjente faser som gjør arbeidet mer håndterbart og sikrer at ingenting blir oversett:

• Kartlegging: Identifiser systemer, prosesser og personopplysninger for å få oversikt. Dette er grunnlaget for å forstå hvordan data faktisk håndteres i organisasjonen.
• Risikokartlegging: Analyser hvor det finnes hull i de eksisterende kontrollene. Målet er å identifisere de største risikoene, slik at innsatsen kan prioriteres der den gir størst effekt.
• Tiltak og implementering: Når risikoene er kjent, må de møtes med konkrete forbedringer – for eksempel nye tekniske tiltak, oppdaterte rutiner eller opplæring av ansatte.
• Overvåking og dokumentasjon: For å kunne bevise compliance kreves løpende overvåking og dokumentasjon. Det handler ikke bare om å ha de riktige prosessene – man må også kunne vise at de faktisk etterleves.
• Revisjon og rapportering: Når kontrollene er på plass, kan revisor vurdere dem og utarbeide erklæringen. Type I vurderer kontrollene på et gitt tidspunkt, mens Type II viser at de har vært effektive over en lengre periode.

Ved å følge disse trinnene blir ISAE 3000 mer oversiktlig, samtidig som organisasjonen styrker både GDPR-etterlevelse og troverdighet overfor kunder og samarbeidspartnere.

Hvilken verdi gir en ISAE 3000-erklæring?

Selv om en ISAE 3000-erklæring ofte kommer som et krav fra kunder, samarbeidspartnere eller myndigheter, gir prosessen ofte flere fordeler. Den hjelper organisasjonen med å få bedre kontroll på egne rutiner, skape oversikt over databehandlingen og sikre en mer systematisk og effektiv GDPR-innsats.

Resultatet blir et høyere modenhetsnivå der ledelsen kan ta beslutninger på et solid grunnlag, og der ansatte har tydelige retningslinjer å følge. Samtidig styrkes tilliten eksternt, fordi erklæringen er et synlig bevis på at dere ikke bare lover å følge GDPR, men faktisk gjør det i praksis.

På den måten blir ISAE 3000 ikke bare et bevis på compliance, men også et verktøy for å skape transparens, effektivitet og troverdighet i hele organisasjonen.

ISAE 3000 sammenlignet med andre erklæringer

En ISAE 3000-erklæring gir struktur, troverdighet og et solid fundament for arbeidet med personvern. Men det er ikke den eneste standarden som brukes for å skape tillit gjennom uavhengig revisjon. I noen sammenhenger kan man også møte ISAE 3402, som ofte nevnes i samme åndedrag, men som dekker et annet område.

Mens ISAE 3000 fokuserer på ikke-finansielle kontroller, for eksempel innen GDPR og databeskyttelse, retter ISAE 3402 seg mot IT-forhold. Her gjennomgår en ekstern revisor IT-kontrollene og vurderer om de fungerer som de skal. Resultatet er en erklæring som fungerer som et offisielt bevis på at organisasjonen oppfyller kravene innen IT-sikkerhet og følger god praksis.

Selv om begge standardene har samme mål – å skape tillit gjennom revisjon – dekker de ulike områder. Derfor er det viktig å velge den erklæringen som best matcher organisasjonens behov og de krav som kunder eller samarbeidspartnere stiller.