Vad är en ISAE 3000-rapport?

Vad är ISAE 3000?

ISAE 3000-rapport är en granskning av de rutiner och kontroller som organisationen har implementerat för att följa dataskyddsförordningen (GDPR) eller alternativt för att uppfylla de krav som anges i organisationens personuppgiftsbiträdesavtal.

Granskningen utförs av en extern revisor (därav namnet revisionsberättelse) och resultatet kan bland annat visa hur väl organisationen följer regler om lagring och behandling av personuppgifter.

När är en ISAE 3000-rapport nödvändigt?

Som personuppgiftsansvarig kan (och bör) organisationen kontinuerligt övervaka efterlevnaden av dataskyddsförordningen för att kunna dokumentera efterlevnaden av GDPR. Ett sätt att göra detta på är genom en ISAE 3000-rapport, som dessutom signalerar trovärdighet och säkerhet till intressenter, kunder och samarbetspartners. Organisationen kan på så sätt visa att GDPR-efterlevnad inte bara är något man säger att man gör - utan det både dokumenteras och verifieras av en oberoende tredje part.

Vid vissa tillfällen kan även en ISAE 3000-rapport vara ett krav från en eller flera kunder som vill ha dokumentation på att organisationen behandlar personuppgifter i enlighet med lagstiftningen. I många fall skrivs detta in i personuppgiftsbiträdesavtalet.

LÄS OCKSÅ: Tillsyn av personuppgiftsbiträde

Hur länge är en ISAE 3000-rapport giltigt?

Det finns två olika tidsintervall när det gäller ISAE 3000-rapporter. Den första kan ges för en specifik tidpunkt och kallas ”Typ 1”, medan den andra ges för en tidsperiod - vanligtvis ett år - och benämns ”Typ 2”.

En Typ 2-rapport är alltid att föredra eftersom det kan göras en gång om året och sedan delas ut till alla personuppgiftsansvariga för att dokumentera arbetet. Detta sparar organisationen tid på enskilda frågor och granskningar under hela året. Typ 2-rapporten kräver dock att revisorn har haft kunskap och förmåga att övervaka efterlevnaden av GDPR eller eventuella personuppgiftsbiträdesavtal under hela perioden.

Hur arbetar man med ett ISAE 3000-intyg?

Att få skapa ISAE 3000-rapport är inget som sker över en natt. Själva intyget tas visserligen fram av en extern revisor, men det största arbetet ligger i organisationen. Det handlar om att bygga ett stabilt underlag så att revisorn kan visa att ni faktiskt har kontroll över processer, system och rutiner.

För många kan det kännas överväldigande att veta var man ska börja och vilka steg som behövs. Men processen kan delas upp i välkända faser som gör arbetet mer hanterbart och ser till att inget missas:

• Kartläggning: Identifiera era system, processer och personuppgifter för att få en tydlig överblick. Det är grunden för att förstå hur data faktiskt hanteras i organisationen.
• Riskbedömning: Analysera var det finns svagheter i dagens kontroller. Syftet är att hitta de största riskerna så att åtgärder kan prioriteras där de gör mest nytta.
• Genomförande av åtgärder: När riskerna är kända behöver de mötas med konkreta förbättringar – t.ex. nya tekniska lösningar, uppdaterade rutiner eller utbildning av medarbetare.
• Uppföljning och dokumentation: För att kunna visa compliance krävs löpande uppföljning och dokumentation. Det räcker inte att ha rätt processer, utan man måste också kunna visa att de följs i praktiken.
• Revision och rapportering: När kontrollerna är på plats granskas de av revisorn som sedan utfärdar intyget. Typ I bedömer kontrollerna vid en given tidpunkt, medan Typ II visar att de varit effektiva över en längre period.

Genom att arbeta steg för steg blir ISAE 3000 mer greppbart, samtidigt som organisationen stärker både sin GDPR-compliance och sin trovärdighet gentemot kunder och partners.

Vilket värde skapar ett ISAE 3000-intyg?

Även om en ISAE 3000-rapport ofta efterfrågas av kunder, partners eller myndigheter, finns det fler vinster med processen. Den hjälper organisationen att få bättre kontroll på sina rutiner, tydligare överblick över databehandlingen och en mer systematisk och effektiv GDPR-efterlevnad.

Resultatet blir en högre mognadsnivå där ledningen kan fatta beslut på säkrare grund, och där medarbetarna har tydliga riktlinjer att arbeta efter. Samtidigt stärker intyget förtroendet utåt. Det är ett synligt bevis på att ni inte bara lovar att följa GDPR, utan också gör det i praktiken.

På så sätt blir ISAE 3000 inte bara ett bevis på compliance, utan även ett verktyg för transparens, effektivitet och trovärdighet i hela organisationen.

ISAE 3000 jämfört med andra rapporter

En ISAE 3000-rapport ger struktur, trovärdighet och ett stabilt underlag för dataskyddsarbetet. Men det är inte den enda standarden som används för att skapa tillit genom oberoende granskning. Ibland stöter man också på ISAE 3402, som ofta nämns i samma sammanhang – men som täcker ett annat område.

Där ISAE 3000 fokuserar på icke-finansiella kontroller, till exempel kopplat till GDPR och dataskydd, riktar ISAE 3402 in sig på organisationens IT-kontroller. Här granskar en extern revisor om kontrollerna fungerar som de ska, och resultatet blir ett intyg som fungerar som ett officiellt bevis på att organisationen uppfyller krav inom IT-säkerhet och följer god praxis.

Båda standarderna har samma syfte – att skapa tillit genom revision – men de gäller olika områden. Därför är det viktigt att välja det intyg som bäst matchar organisationens behov och de krav som kunder eller samarbetspartners ställer.