Mange organisationer bruger stadig Excel som et centralt værktøj til at styre governance, risk og compliance (GRC). Det kan virke nærliggende: Excel er velkendt, fleksibelt og let at tage i brug. Men når det gælder styring af risici, politikker, kontroller og dokumentation, er Excel ikke gearet til opgaven.
Det kræver struktur, samarbejde, sporbarhed og overblik at lykkes med GRC – både for at overholde regulatoriske krav, håndtere forretningskritiske risici og sikre gennemsigtig styring i organisationen. Her halter Excel efter. Manuelle arbejdsgange, siloarbejde og manglende versionsstyring gør det svært at følge op, dokumentere og skabe fremdrift. Det øger risikoen for fejl, forsinkelser og manglende compliance – men også for tab af ledelsesoverblik og ansvar.
De største udfordringer ved at bruge Excel til GRC
Excel er et stærkt regnearksværktøj, og det fungerer fint, så længe processerne er enkle og ikke kræver for mange hænder. Men så snart kravene vokser, kompleksiteten stiger og der skal være styr på sporbarhed, risikohåndtering og dokumentation, kommer Excel til kort.
De mest kritiske begrænsninger i forbindelse med Excel og GRC-arbejdet er:
1) Ingen sporbarhed eller versionsstyring
Når Excel-filer flyder rundt i indbakken eller ligger i mapper med navne som “Risikovurdering_v4_ENDELIG_ny2_FINAL.xlsx”, mister man hurtigt overblikket. Der er ingen reel revisionshistorik, ingen log over ændringer og dermed ingen mulighed for at dokumentere, hvem der har gjort hvad – og hvornår det er blevet gjort.
2) Manuelle processer og fejlrisici
Excel er bygget til tal og beregninger, ikke til automatisering af komplekse processer. Alting skal tastes manuelt, valideres manuelt og opdateres manuelt. Det øger risikoen for fejl og forsinkelser, særligt når der er mange interessenter involveret i risikostyring og kontrolopfølgning.
3) Mangel på risikostyring og prioritering
Excel understøtter ikke dynamiske risikoregistre eller en samlet risikoprofil. Der mangler værktøjer til at vurdere sandsynlighed og konsekvens, følge op på afbødende tiltag og analysere tendenser. Det betyder, at organisationen reagerer bagudskuende i stedet for at arbejde strategisk og proaktivt med forretningskritiske risici.
4) Sikkerheds- og compliancerisici
Excel-filer er sjældent beskyttet mod uautoriseret adgang. Der er ingen avancerede brugerrettigheder, ingen revisionsspor og ingen mulighed for at dokumentere databeskyttelse.
Konsekvenser for compliance
Når Excel anvendes som styringsværktøj til GRC, risikerer organisationen at miste overblikket over krav og indsatser, og det har direkte konsekvenser for compliance. Det bliver markant sværere at dokumentere, at man lever op til standarder som ISO 27001, NIS2, DORA og GDPR, fordi der ikke findes nogen samlet struktur, revisionsspor eller automatiserede kontroller.
Samtidig gør Excel det vanskeligt at forberede sig til audits. Uden centraliseret dokumentation og opdaterede data kan det være en tidskrævende og usikker opgave at finde frem til de nødvendige beviser for efterlevelse. Det øger risikoen for, at man ikke kan dokumentere sin compliance – selv hvis indsatsen reelt er gjort.
Endelig er der den alvorlige risiko for fejl og brud på kravene. Når arbejdet er manuelt og uoverskueligt, vokser sandsynligheden for databrud, forsinket rapportering eller manglende kontrolopfølgning. Det kan føre til alt fra bøder til tab af tillid både internt og eksternt.
Excel adskiller det, der burde hænge sammen
Et gennemgående problem med Excel er, at det forhindrer det samspil, der netop er kernen i GRC. Governance, risk og compliance er ikke tre isolerede discipliner – de er forbundne, og effekten opstår i sammenspillet mellem dem. Men når arbejdet foregår i siloer og adskilte regneark, går sammenhængen tabt.
Det kan føre til dobbeltarbejde, fordi risici og kontroller ikke kobles sammen, eller til alvorlige huller, når en politik ikke følges op af en kontrol, eller når ansvar og opfølgning ikke hænger sammen. Excel kan ikke knytte elementer sammen – fx risici og kontroller eller politikker og opfølgningsaktiviteter – og derfor bliver styringsarbejdet fragmenteret i stedet for forbundet.
En moderne GRC-platform samler trådene. Den forbinder risici med kontroller, kobler politikker til ansvarlige og sikrer, at compliance ikke bliver et isoleret projekt, men en integreret del af den samlede styring.
Hvad er alternativet til Excel?
Dedikerede GRC-løsninger er skabt til at håndtere den kompleksitet, Excel ikke kan rumme. De gør compliancearbejdet mere effektivt, struktureret og dokumenterbart, og det kan mærkes både i dagligdagen og under audits.
Her er nogle af de vigtigste fordele:
Automatisering og tidsbesparelse
Moderne GRC-platforme er udviklet til at automatisere de mest tidskrævende og fejludsatte dele af GRC-arbejdet – fra risikovurderinger og kontrolopfølgning til dokumentation og rapportering. I stedet for at bruge tid på manuelle indtastninger og opfølgning i utallige regneark, kan du opsætte faste arbejdsgange, der sikrer, at de rette personer inddrages på det rette tidspunkt.
Det betyder, at opgaver ikke falder mellem to stole, og at du slipper for at skulle rykke manuelt for svar og opdateringer. Derudover mindsker automatiseringen risikoen for menneskelige fejl, da systemet validerer data og skaber struktur i processerne.
Ét samlet overblik
Når GRC-arbejdet styres i Excel, er data og opgaver ofte spredt i forskellige regneark, mapper og versioner. Det skaber uklarhed og gør det svært at få et reelt billede af, hvor organisationen står. Med en GRC-platform samles alle informationer ét sted – fra risici og kontroller til politikker, audits og dokumentation.
Det skaber struktur, gennemsigtighed og bedre samarbejde på tværs af afdelinger. Alle arbejder i samme system, med samme datagrundlag og med adgang til opdaterede oplysninger. Det sikrer fremdrift og reducerer risikoen for, at noget overses.
Fuld sporbarhed og dokumentation
Når GRC-aktiviteter håndteres i Excel, er det stort set umuligt at spore ændringer, tilføjelser og ansvar. Hvem rettede i risikovurderingen? Hvornår blev kontrolaktiviteten sidst opdateret? Og hvorfor er der to versioner med samme navn? Uden en revisionslog er det svært – hvis ikke umuligt – at dokumentere historikken bag dine beslutninger og processer.
Med en GRC-platform bliver alle handlinger automatisk logget. Du kan til enhver tid se, hvem der har gjort hvad og hvornår. Det giver internt overblik og styrker din position over for ledelse, revisorer og tilsynsmyndigheder.
Øget sikkerhed og adgangsstyring
Excel-filer kan nemt kopieres, deles eller gemmes lokalt uden kontrol med, hvem der har adgang, eller hvad de bruger oplysningerne til. Det skaber en reel sikkerhedsrisiko, særligt når filerne indeholder følsomme eller fortrolige data. Uden mulighed for adgangsstyring eller logning af brugere kan du ikke sikre, at kravene til databeskyttelse bliver overholdt.
En GRC-løsning giver dig fuld kontrol over, hvem der har adgang til hvad. Du kan tildele rettigheder på tværs af roller, afdelinger og emneområder og sikre, at kun relevante personer kan tilgå bestemte data. Derudover kan du dokumentere, hvordan adgangen er blevet tildelt og brugt, hvilket er afgørende i forhold til fx GDPR og ISO 27001.
Klar til audit og regulatoriske ændringer
Lovgivning og standarder ændrer sig løbende, og det samme gør kravene til dokumentation og kontrol. Hvis dine GRC-aktiviteter er spredt ud over flere Excel-ark og mapper, bliver det hurtigt en tidskrævende opgave at finde frem til de rette informationer – især når en audit nærmer sig, eller en ny forordning træder i kraft.
Med en GRC-platform har du altid opdaterede oplysninger samlet ét sted. Det betyder, at du hurtigt kan reagere, når der sker ændringer, og nemt finde den nødvendige dokumentation, hvis en myndighed eller revisor banker på døren.
