Många organisationer använder fortfarande Excel som ett centralt verktyg för att hantera governance, risk och compliance (GRC). Det kan kännas naturligt: Excel är välbekant, flexibelt och enkelt att använda. Men när det kommer till hantering av risker, policyer, kontroller och dokumentation är Excel inte optimalt anpassat för uppgiften.
Det krävs struktur, samarbete, spårbarhet och en tydlig överblick för att lyckas med GRC såväl för att uppfylla regulatoriska krav som hantera affärskritiska risker och säkerställa transparent styrning i organisationen. Här brister Excel. Manuella arbetsflöden, silotänkande och bristande versionshantering gör det svårt att följa upp, dokumentera och skapa framsteg. Detta ökar risken för fel, förseningar och bristande compliance men även för förlorad ledningsöverblick och ansvar.
De största utmaningarna med att använda Excel för GRC
Excel är ett kraftfullt kalkylprogram som fungerar bra så länge processerna är enkla och inte kräver för många inblandade. Men när kraven ökar, komplexiteten stiger och det behövs kontroll över spårbarhet, riskhantering och dokumentation så räcker Excel inte till.
De mest kritiska begränsningarna med att använda Excel i GRC-arbetet är:
1) Ingen spårbarhet eller versionshantering
När Excel-filer cirkulerar i inkorgen eller ligger i mappar med namn som Riskbedömning_v4_SLUTGILTIG_ny2_FINAL.xlsx tappar man snabbt överblicken. Det finns ingen egentlig revisionshistorik, ingen logg över ändringar och därmed ingen möjlighet att dokumentera vem som har gjort vad och när det har gjorts.
2) Manuella processer och risk för fel
Excel är byggt för siffror och beräkningar, inte för automatisering av komplexa processer. Allt måste matas in manuellt, valideras manuellt och uppdateras manuellt. Det ökar risken för fel och förseningar, särskilt när många intressenter är involverade i riskhantering och kontrolluppföljning.
3) Bristande riskhantering och prioritering
Excel stödjer inte dynamiska riskregister eller en samlad riskprofil. Det saknas verktyg för att bedöma sannolikhet och konsekvens, följa upp åtgärder och analysera trender. Det innebär att organisationen agerar reaktivt istället för att arbeta strategiskt och proaktivt med affärskritiska risker.
4) Säkerhets- och compliancerisker
Excel-filer är sällan skyddade mot obehörig åtkomst. Det finns inga avancerade användarrättigheter, inget revisionsspår och ingen möjlighet att dokumentera dataskydd.
Konsekvenser för compliance
När Excel används som styrningsverktyg för GRC riskerar organisationen att tappa sin överblick över krav och insatser, vilket får direkta konsekvenser kring compliance. Det blir betydligt svårare att dokumentera att man uppfyller standarder som ISO 27001, NIS2, DORA och GDPR eftersom det saknas en samlad struktur, revisionsspår och automatiserade kontroller.
Samtidigt gör Excel det svårt att förbereda sig inför revisioner. Utan samlad dokumentation och uppdaterad data kan det bli en tidskrävande och osäker uppgift att hitta de nödvändiga bevisen för efterlevnad. Det ökar risken för att man inte kan dokumentera sin compliance även om insatserna faktiskt har genomförts.
Slutligen finns också den allvarliga risken för fel och brott mot kraven. När arbetet är manuellt och svåröverskådligt ökar sannolikheten för dataintrång, försenad rapportering eller utebliven kontrolluppföljning. Det kan leda till allt från böter till förlorat förtroende, både internt och externt.
Excel separerar det som borde hänga ihop
Ett genomgående problem med Excel är att det motverkar det samspel som är själva kärnan i GRC. Governance, risk och compliance är inte tre isolerade discipliner de hänger ihop, och effekten uppstår i samspelet mellan dem. Men när arbetet sker i silos och med separata kalkylblad går helheten förlorad.
Det kan leda till dubbelarbete eftersom risker och kontroller inte kopplas samman, eller allvarliga luckor när en policy inte följs upp av en kontroll, eller när ansvar och uppföljning inte hänger ihop. Excel kan inte länka samman olika element till exempel risker och kontroller eller policyer och uppföljningsaktiviteter och därför blir styrningsarbetet fragmenterat istället för sammanhållet.
En modern GRC-plattform knyter ihop trådarna. Den kopplar samman risker med kontroller, länkar policyer till ansvariga och säkerställer att compliance inte blir ett isolerat projekt, utan en integrerad del av den övergripande styrningen.
Vad är alternativet till Excel?
Dedikerade GRC-lösningar är skapade för att hantera den komplexitet som Excel inte klarar av. De gör compliance-arbetet mer effektivt, strukturerat och dokumenterbart, vilket märks både i vardagen och vid revisioner.
Här är några av de viktigaste fördelarna:
Automatisering och tidsbesparing
Moderna GRC-plattformar är utvecklade för att automatisera de mest tidskrävande och felbenägna delarna av GRC-arbetet från riskbedömningar och kontrolluppföljning till dokumentation och rapportering. Istället för att lägga tid på manuella inmatningar och uppföljning i otaliga kalkylblad kan du skapa fasta arbetsflöden som säkerställer att rätt personer involveras vid rätt tidpunkt.
Det innebär att uppgifter inte faller mellan stolarna och att du slipper att manuellt påminna om svar och uppdateringar. Dessutom minskar automatiseringen risken för mänskliga fel, eftersom systemet validerar data och skapar struktur i processerna.
En samlad överblick
När GRC-arbetet styrs i Excel är data och uppgifter ofta utspridda i olika kalkylblad, mappar och versioner. Det skapar oklarhet och gör det svårt att få en verklig bild av var organisationen står. Med en GRC-plattform samlas all information på ett ställe från risker och kontroller till policyer, revisioner och dokumentation.
Det skapar struktur, transparens och bättre samarbete över avdelningar. Alla arbetar i samma system, med samma datagrundlag och har tillgång till uppdaterad information. Det säkerställer framsteg och minskar risken för att något förbises.
Full spårbarhet och dokumentation
När GRC-aktiviteter hanteras i Excel är det i princip omöjligt att spåra ändringar, tillägg och ansvar. Vem ändrade i riskbedömningen? När uppdaterades kontrollaktiviteten senast? Och varför finns det två versioner med samma namn? Utan en revisionslogg är det svårt om inte omöjligt att dokumentera historiken bakom dina beslut och processer.
Med en GRC-plattform loggas alla åtgärder automatiskt. Du kan när som helst se vem som har gjort vad och när. Det ger intern överblick och stärker din position gentemot ledning, revisorer och tillsynsmyndigheter.
Ökad säkerhet och åtkomstkontroll
Excel-filer kan enkelt kopieras, delas eller sparas lokalt utan kontroll över vem som har tillgång eller vad de använder informationen till. Det utgör en verklig säkerhetsrisk, särskilt när filerna innehåller känsliga eller konfidentiella uppgifter. Utan möjlighet till åtkomststyrning eller loggning av användare kan du inte säkerställa att kraven på dataskydd efterlevs.
En GRC-lösning ger dig full kontroll över vem som har tillgång till vad. Du kan tilldela rättigheter över roller, avdelningar och ämnesområden och säkerställa att endast relevanta personer kan komma åt viss data. Du kan dessutom dokumentera hur åtkomsten har tilldelats och använts, vilket är avgörande i förhållande till till exempel GDPR och ISO 27001.
Redo för revision och regulatoriska förändringar
Lagstiftning och standarder förändras kontinuerligt, och detsamma gäller kraven på dokumentation och kontroll. Om dina GRC-aktiviteter är utspridda över flera Excel-ark och mappar blir det snabbt en tidskrävande uppgift att hitta rätt information särskilt när en revision närmar sig eller en ny förordning träder i kraft.
Med en GRC-plattform har du alltid uppdaterad information samlad på ett ställe. Det innebär att du snabbt kan agera vid förändringar och enkelt hitta nödvändig dokumentation om en myndighet eller revisor knackar på dörren.
