Mange virksomheter bruker fortsatt Excel som verktøy for å håndtere governance, risikostyring og compliance (GRC). Det kan virke som et naturlig valg ettersom Excel er kjent, fleksibelt og enkelt å bruke. Men når det kommer til risikostyring, IKT-retningslinjer, kontrolltiltak og dokumentasjon, strekker ikke regnearkene til.
For å lykkes med GRC kreves det struktur, samarbeid, sporbarhet og oversikt. Det gjelder både for å oppfylle regulatoriske krav, håndtere forretningskritisk risiko og sikre åpen og tydelig styring i organisasjonen. Her strekker ikke Excel til. Manuelle prosesser, silobasert arbeid og manglende versjonskontroll gjør det krevende å følge opp, dokumentere og drive arbeidet fremover. Resultatet er økt risiko for feil, forsinkelser og manglende compliance – men også for tap av ledelsesoversikt og tydelig ansvar.
De største utfordringene med å bruke Excel til GRC
Excel fungerer utmerket til enkle prosesser der få personer er involvert. Men når kravene blir flere, kompleksiteten øker, og det stilles forventninger til sporbarhet, risikostyring og dokumentasjon, kommer Excel til kort.
De mest kritiske begrensningene ved å bruke Excel i GRC-arbeidet er:
1. Manglende sporbarhet og versjonskontroll
Når Excel-filer sirkulerer i innbokser eller lagres i mapper med navn som "Risikovurdering_v4_ENDELIG_ny2_FINAL.xlsx", er det lett å miste oversikten. Det finnes ingen reell revisjonshistorikk, ingen endringslogg og dermed ingen mulighet til å dokumentere hvem som har gjort hva, eller når det ble gjort.
2. Manuelle prosesser og høy feilrisiko
Excel er laget for tall og beregninger, ikke for å automatisere komplekse prosesser. Alt må legges inn, valideres og oppdateres manuelt. Det øker risikoen for feil og forsinkelser, spesielt når mange interessenter er involvert i risikostyring og oppfølging av kontrolltiltak.
3. Manglende risikostyring og prioritering
Excel støtter verken dynamiske risikoregistre eller en samlet risikoprofil. Det mangler verktøy for å vurdere sannsynlighet og konsekvens, følge opp risikoreduserende tiltak og analysere utvikling over tid. Resultatet er at organisasjonen reagerer i etterkant, i stedet for å jobbe strategisk og proaktivt med forretningskritisk risiko.
4. Sikkerhets- og compliancerisiko
Excel-filer er sjelden sikret mot uautorisert tilgang. De mangler avansert tilgangsstyring, har ingen revisjonsspor og gir ingen mulighet til å dokumentere databeskyttelse på en betryggende måte.
Konsekvenser for compliance
Når Excel brukes som styringsverktøy for GRC, risikerer virksomheten å miste oversikten over krav, tiltak og ansvar – noe som får direkte konsekvenser for compliance. Uten en samlet struktur, revisjonsspor eller automatiserte kontrolltiltak, blir det vesentlig vanskeligere å dokumentere etterlevelse av standarder som ISO 27001, NIS2, DORA og GDPR.
Samtidig gjør Excel det utfordrende å forberede seg til revisjoner. Uten sentralisert dokumentasjon og oppdaterte data blir det tidkrevende og usikkert å finne frem til nødvendig bevis for etterlevelse. Det øker risikoen for at man ikke klarer å dokumentere compliance selv om arbeidet faktisk er gjort.
En annen alvorlig risiko er feil og brudd på kravene. Når arbeidet er manuelt og uoversiktlig, øker sannsynligheten for databrudd, forsinket rapportering eller manglende oppfølging av kontrolltiltak. Det kan føre til alt fra bøter til tap av tillit både internt og eksternt.
Excel skaper avstand mellom det som burde henge sammen
Et gjennomgående problem med Excel er at det hindrer samspillet som nettopp er kjernen i GRC. Governance, risikostyring og compliance er ikke tre separate disipliner. De henger tett sammen, og verdien oppstår i koblingen mellom dem. Når arbeidet foregår i forskjellige regneark, forsvinner helheten.
Det kan føre til dobbeltarbeid, fordi risiko og kontrolltiltak ikke kobles sammen. Det kan også gi alvorlige mangler når en IKT-retningslinje ikke følges opp med kontroll, eller når ansvar og oppfølging ikke henger sammen. Excel har ingen funksjon for å koble elementer, som risiko og kontrolltiltak eller retningslinjer og oppfølgingsaktiviteter, og derfor blir styringsarbeidet fragmentert i stedet for helhetlig.
En moderne GRC-plattform samler trådene. Den knytter risiko til kontrolltiltak, kobler retningslinjer til ansvarlige personer og sørger for at compliance ikke blir et isolert prosjekt, men en integrert del av virksomhetens overordnede styring.
Hva er alternativet til Excel?
Spesialiserte GRC-løsninger er utviklet for å håndtere den kompleksiteten Excel ikke er bygget for. De gjør arbeidet med compliance mer effektivt, strukturert og dokumenterbart – noe som merkes både i det daglige og når det er tid for revisjon.
Her er noen av de viktigste fordelene ved å bruke en plattform dedikert til GRC:
Automatisering og tidsbesparelse
Moderne GRC-plattformer er utviklet for å automatisere de mest tidkrevende delene der det lett kan oppstå feil i GRC-arbeidet – fra risikovurderinger og oppfølging av kontrolltiltak til dokumentasjon og rapportering. I stedet for å bruke tid på manuell inntasting og oppfølging i utallige regneark, kan du sette opp faste rutiner som sørger for at riktige personer involveres til riktig tid.
Det betyr at oppgaver ikke faller mellom to stoler, og at du slipper å følge opp manuelt for svar og oppdateringer. I tillegg reduserer automatiseringen risikoen for menneskelige feil, ettersom systemet validerer data og skaper struktur i prosessene.
Én samlet oversikt
Når GRC-arbeidet styres i Excel, er data og oppgaver ofte spredt over ulike regneark, mapper og versjoner. Det skaper uklarhet og gjør det vanskelig å få et reelt bilde av hvor virksomheten står. Med en GRC-plattform samles all informasjon på ett sted – fra risiko og kontrolltiltak til retningslinjer, revisjoner og dokumentasjon.
Det gir struktur, transparens og bedre samarbeid på tvers av avdelinger. Alle jobber i samme system, med samme datagrunnlag og tilgang til oppdatert informasjon. Det sikrer fremdrift og reduserer risikoen for at noe blir oversett.
Full sporbarhet og dokumentasjon
Når GRC-aktiviteter håndteres i Excel, er det så godt som umulig å spore endringer, tillegg og ansvar. Hvem endret risikovurderingen? Når ble kontrolltiltaket sist oppdatert? Og hvorfor finnes det to versjoner med samme navn? Uten en revisjonslogg blir det vanskelig – om ikke umulig – å dokumentere historikken bak beslutninger og prosesser.
Med en GRC-plattform logges alle handlinger automatisk. Du kan til enhver tid se hvem som har gjort hva – og når. Det gir bedre intern oversikt og styrker din posisjon overfor ledelsen, revisorer og tilsynsmyndigheter.
Økt sikkerhet og tilgangsstyring
Excel-filer kan enkelt kopieres, deles eller lagres lokalt, uten kontroll over hvem som har tilgang eller hvordan informasjonen brukes. Dette utgjør en reell sikkerhetsrisiko, spesielt når filene inneholder sensitiv eller konfidensiell informasjon. Uten tilgangsstyring eller brukerlogging har du ingen garanti for at kravene til databeskyttelse blir overholdt.
En GRC-løsning gir deg full kontroll over hvem som har tilgang til hva. Du kan tildele rettigheter på tvers av roller, avdelinger og fagområder, og sikre at kun relevante personer får tilgang til spesifikke data. I tillegg kan du dokumentere hvordan tilgangen er gitt og brukt – noe som er helt avgjørende i henhold til blant annet GDPR og ISO 27001.
Klar til revisjon og regulatoriske endringer
Lovkrav og standarder endrer seg kontinuerlig, og det samme gjør kravene til dokumentasjon og kontrolltiltak. Når GRC-arbeidet er spredt utover flere Excel-ark og mapper, blir det fort en tidkrevende oppgave å finne frem til riktig informasjon – særlig når en revisjon nærmer seg, eller et nytt regelverk trer i kraft.
Med en GRC-plattform har du alltid oppdatert informasjon samlet på ett sted. Det gjør det enkelt å reagere raskt når krav endres, og gir deg lett tilgang til nødvendig dokumentasjon dersom en tilsynsmyndighet eller revisor banker på døren.
