Begrebet compliance betyder på dansk "overholdelse" og er et område, som er (eller bør være) en væsentlig del af enhver organisations forretningsdrift – uanset branche. Det handler i al sin enkelthed om at agere i overensstemmelse med etablerede retningslinjer og/eller lovkrav – fx branchespecifikke standarder, GDPR og etiske normer.
Som organisation skal du ganske enkelt sikre dig, at organisationen overholder alle gældende regler og lovkrav, samtidig med at den har den rette dokumentation til at understøtte dette.
Det er en stadig mere kompliceret affære at være compliant på grund af et stigende antal regler, og det kan føles besværligt at tage forebyggende foranstaltninger. Men i det lange løb kan du ikke bare spare organisationen for utallige omkostninger – du kan også minimere risici og øge effektiviteten.
Hvad betyder compliance?
Hvis vi skærer helt ind til benet, kan compliance beskrives som processen med at sikre, at din organisation og dine medarbejdere følger alle love, regler, standarder og etiske praksisser, der gælder for organisationen og branchen generelt. Compliance dækker således over både interne politikker og procedurer såvel som lovgivningsmæssige krav.
Arbejdet med compliance er dynamisk og kræver konstant tilpasning, men gevinsten er højere kvalitet, tillid og transparens i forhold til produkter, services og databehandling.
Hvorfor er compliance vigtigt?
Formålet med compliance er at opdage og forhindre, at regler overtrædes, men der er mere i det end som så. Et effektivt complianceprogram kan hjælpe organisationen med at undgå spild, svindel, misbrug, diskrimination og anden praksis, der forstyrrer driften og sætter organisationens ære på spil.
Samtidig kan et godt complianceprogram forbedre kommunikationen mellem ledelse og medarbejdere, fordi programmet kræver god, fyldestgørende og ikke mindst kontinuerlig kommunikation. Medarbejdere kan nemlig ikke holdes ansvarlige for regler og bestemmelser, de ikke ved eksisterer. Til gengæld kan god uddannelse og kommunikation vedrørende organisationens complianceprogram gøre medarbejderne mere fokuseret på forretningens bredere mål, så de lettere kan hjælpe driften med at køre problemfrit. Du klæder ganske enkelt organisationens medarbejdere på til at udføre deres arbejde godt.
Et velovervejet complianceprogram kan desuden bidrage positivt til eksterne elementer i organisationens værdikæde. Leverandører kan være til ophav for flere hændelser og afbrydelser, som potentielt kan være omkostningsfulde – fx brud på informationssikkerheden, privatliv og kvalitetskontrol. Dette er især blevet relevant i lyset af af skærpede EU-regulativer som NIS2, GDPR og CSRD, der øger kravene til organisationer om ikke kun at styr på egen drift, men skal også kende og styre risici ved at samarbejde med tredjeparter.
Ved at sikre større gennemsigtighed i tredjeparters adfærd og integrere forsyningskædesikkerhed kan organisationen ikke kun dæmme op for risici, men også fremme smartere arbejdsbetingelser, forbedre effektiviteten og opnå omkostningsbesparelser.
Få greb om compliance med det rette værktøj
Mange organisationer etablerer et decideret complianceprogram til konsekvent og præcist at styre deres compliancepolitik. Det kan blandt andet være målrettet software, der understøtter arbejdet med compliance på tværs af afdelinger, så der sikres effektivitet og ensartethed hele vejen rundt.
Med det rette værktøj kan du mitigere risici, forebygge menneskelige fejl og ikke mindst effektivisere og ensrettet processer på tværs af organisationen. Eksempelvis kan en GDPR-løsning hjælpe med at systematisere data og processer, hvilket muliggør effektiv håndtering af organisationens behandlingsaktiviteter og udvikling af nødvendige mitigeringsplaner. Complianceløsninger bidrager således til øget fleksibilitet, større transparens og mere effektiv compliance, især når organisationen vælger løsninger, der matcher dens specifikke behov og skaber synergi på tværs af complianceområderne.
De største fordele ved et godt complianceprogram er blandt andet:
- Bedre overblik og håndtering af risici
- Øget effektivitet på tværs af afdelinger
- Bedre workflows samt tracking af hændelser
Compliancesoftware giver stor værdi på tværs af hele organisationen, og udover ovennævnte fordele er det værd at nævne, at et styrket samarbejde og en bedre kommunikation ofte også følger i kølvandet på et godt complianceprogram.
