Idag finns det mjukvaruleverantörer för nästan allt - inklusive styrning, riskhantering och efterlevnad (också känt som GRC, Governance, risk management och compliance på engelska) och de tillgängliga produkterna kan i stort sett kategoriseras i två typer: punktlösningar och plattformslösningar.
Flexibiliteten och skalbarheten varierar betydligt mellan de två lösningstyperna, och var och en har sina egna för- och nackdelar att överväga innan man väljer ett specifikt system. Att hitta och integrera ny teknik i en organisation är inte lätt, därför är det viktigt att göra val från första början.
Vi djupdyker i ämnet och tar en titt på de frågor som kretsar kring valet mellan de två produkterna:
- Vad är en punktlösning?
- Vad är en GRC-plattform?
- Vilka är de viktigaste skillnaderna?
- Vad bör du tänka på innan du väljer?
- Varför rekommenderar RISMA en plattform?
Vad är en punktlösning?
Direkt översatt från engelskans “point solution” har vi termen punktlösning, vilket är precis vad det låter som: ett program eller arbetsflöde som är byggt för att lösa ett enda problem. Inget mer, inget mindre. Det finns ofta begränsade möjligheter att expandera till andra områden, vilket låser din organisation till det ramverk och de begränsningar som finns i systemet. Anledningen till att många organisationer väljer detta system är att en passande punktlösning snabbt och enkelt kan lösa ett specifikt problem på ett effektivt sätt. Dessutom är en punktlösning ofta enklare att integrera än ett plattformssystem.
Punktlösningar byggs ofta utifrån en one size fits all-modell. Det innebär att du kanske kan lösa den aktuella uppgiften men för ytterligare problem kan du behöva byta system eller integrera med helt andra system, vilket kan resultera i en uppsjö av lösningar. Detta kan leda till överbelastning av systemet och dubbelarbete.
Vad är en GRC-plattform?
Medan punktlösningar är utformade för att lösa enskilda problem, har en GRC-plattform ett mycket bredare tillämpningsområde. Den tillhandahåller nämligen flexibla verktyg som kan användas för att bygga anpassade arbetsflöden och automatiserade system som minimerar dubbelarbete och effektiviserar processer i hela organisationen.
Den största fördelen med en enhetlig GRC-plattform är att den kan användas för flera uppgifter på olika avdelningar och i flera olika länder, vilket standardiserar processer och underlättar arbetsflödet.
Samtidigt uppfyller en enhetlig GRC-plattform inte bara dagens behov, den möjliggör även expansion för framtidens behov. En enhetlig GRC-plattform är helt enkelt utformad enligt andra principer än punktlösningar, vilket innebär att systemet kan växa med er.
Dessutom kan en GRC-plattform ofta skräddarsys för att uppfylla olika branschkrav, regelverk och utrustning, vilket gör att hela organisationen kan arbeta i ett enda programvarusystem. Det ökar transparensen och förbättrar effektiviteten och kommunikationen mellan avdelningarna.
Viktiga skillnader mellan punktlösningar och GRC-plattformar
Fördelar med punktlösningar:
- Inom ett begränsat användningsområde är punktlösningar ett användbart system.
- Punktlösningar är oftast billigare och mindre komplexa än plattformssystem.
- En punktlösning ger specifik expertis inom ett område.
Nackdelar med punktlösningar:
- De begränsade alternativen gör det svårt expandera till andra användingsområden.
- Att hantera flera punktlösningar kan vara överväldigande för IT och leda till uppdelade system och brist på kommunikation mellan avdelningar.
Fördelar med en GRC-plattform:
- Plattformen kan anpassas till den specifika branschen.
- En GRC-plattform kan växa med organisationen, fylla nya behov och lösa nya problem med flexibla och skräddarsydda procedurer och arbetsflöden.
- Hela organisationen kan använda samma system för alla GRC-relaterade uppgifter.
- Skapar enhetlig dokumentation och rapportering i hela organisationen.
Nackdelar med en GRC-plattform:
- Ett heltäckande plattformssystem innebär en högre initial investering jämfört med en punktlösning.
- Att implementera en GRC-plattform kräver en noggrann intern utvärdering och resurser.
Vad bör du tänka på innan du väljer?
Det finns många bra punktlösningar som gör ett utmärkt jobb med att hantera de specifika problem som de är utformade för. Men att behandla ett visst problem som en isolerad händelse kan leda till komplexa utmaningar på lång sikt; när du åtgärdar problem i organisationen med olika punktlösningar riskerar du att upptäcka helt nya problem som uppstår när de olika lösningarna inte kan arbeta tillsammans på ett organiskt sätt.
Vidare finns risken att en organisation kan överanvända punktlösningar, vilket kan leda till att både investerings- och administrationskostnader börjar ackumuleras. Dessutom, när organisationen förändras måste varje lösning anpassas individuellt för att möta de förändrade behoven och det skapar sällan ett effektivt arbetsflöde. Om din organisation bara har problem med en sak kan en punktlösning vara det bästa alternativet. Ett annat alternativ är att välja ett upplägg som kan rymma flera lösningar över tid - en plattform. På så sätt kan du lösa dina behov här och nu, samtidigt som du ser till att systemet kan växa med din organisation.
GRC-plattformen är vår tydliga rekommendation
Det är ingen hemlighet att vi på RISMA är tydliga förespråkare för att välja en enhetlig GRC-plattform. Faktum är att det inte spelar någon roll hur stor organisationen är. Det finns nämligen ingen anledning att investera i hela utbudet av lösningar på en gång - du kan börja där du ser ett behov.
En GRC-plattform är en ovärderlig tillgång för hela organisationen som gör det möjligt att effektivisera processer, övervaka användaråtkomst och behörigheter, föra åtgärdsloggar, göra riskanalyser och inte minst rapportera och dokumentera när det behövs. Samtidigt ökar effektiviteten och som tidigare nämnt växer plattformen med organisationen, vilket eliminerar behovet av att integrera och implementera nya system.
1. Effektivisering av processer
Genom att använda en integrerad GRC-plattform kan ni minimera glappet mellan olika avdelningar. Den skapar konsekventa metoder för insamling och bearbetning av data, vilket gör det möjligt att dela bästa praxis och öka effektiviteten när processerna automatiseras och standardiseras.
2. Ökad effektivitet
Med tydliga riktlinjer och väldefinierade arbetsflöden säkerställer du inte bara effektiviteten, du skapar också en grogrund för kontinuerlig GRC-optimering genom att främja samverkan mellan de olika GRC-områdena. Som ett resultat kommer organisationen att bli bättre på att prioritera och arbeta strategiskt tillsammans med de olika insatserna - över avdelningsgränserna.
3. Bättre rapportering och dokumentation
Resultatet av effektiviserade processer, standardiserad datainsamling och bearbetning är en bättre översikt - och med en översikt kommer mer insiktsfull och on-demand rapportering.
Bättre rapportering ger en mer heltäckande bild av det övergripande GRC-arbetet och säkerställer samtidigt att ledningen fattar välgrundade och väldokumenterade beslut.
4. Skalbarhet och proaktivt förhållningssätt till framtiden
Med en GRC-plattform får du en lösning som växer med din organisation och de ökande kraven på tillväxt och nya marknader.
Samtidigt får du ett system som hjälper dig att ligga steget före nya standarder, regler och andra frågor som din organisation måste vara medveten om för att förbli konkurrenskraftig - både nu och i framtiden.
Framgångsrik implementering av GRC-programvara kräver förberedelser
Det finns en anledning till att många organisationer väljer punktlösningar i första hand. Det beror ofta på att komplexa plattformar är resurskrävande att implementera och att det tar ett tag innan organisationen kan dra nytta av fördelarna.
Men det behöver inte vara så svårt, så länge du gör rätt överväganden innan du gör ditt val. Det handlar om mycket mer än bara programvara - det handlar om organisationens beredskap:
- Har organisationen avsatt rätt mängd resurser för uppgiften (tid och engagemang)?
- Finns det en befintlig struktur som stödjer arbetet (t.ex. rapporteringsvägar)?
- Finns policys framtagna som beskriver arbetet med GRC?
- Finns det tid avsatt för medarbetarna att både utföra nuvarande arbetsuppgifter och lägga nödvändig tid på implementering och lärande?
- Matchar budgeten för programvara och implementering det önskade resultatet?
Det finns inget enkelt sätt att besvara ovanstående frågor, men om ni som organisation och ledning djupdyker i dem och svarar ärligt kan ni lägga grunden för en lyckad implementering som lever upp till organisationens förväntningar.
Det är viktigt att komma ihåg att alla organisationer är olika. För vissa är det bara nödvändigt att förstå och integrera grunderna, medan det för andra är viktigt att vara på topp. Oavsett vilket är det viktigt att förstå att din organisation kan integrera funktioner stegvis och förstå komplexiteten ett steg i taget.
Implementeringen behöver inte ske över en natt (vilket knappast är möjligt heller) se istället flexibiliteten i implementeringen som en unik möjlighet till ytterligare optimering över tid.
