Organisationer står inför stora utmaningar när det kommer till risk- och leverantörshantering, IT-säkerhet och att följa lagen inom flera områden som förändras i snabb takt. Inte minst för de organisationer vars avdelningar fortfarande hanterar affärskritiska aspekter oberoende av varandra.
För att förena arbetet med GRC behövs en överblick över organisationens avdelningar – och det kan du få med rätt GRC-plattform. Den stora frågan är hur du hittar lösningen som passar för just din organisation.
LÄS OCKSÅ: Kom igång med en ny GRC-strategi
Satsning på GRC – nu och i framtiden
Mycket handlar om att säkerställa effektivitet och översikt över dina områden, och för det behövs rätt mjukvara. Du behöver med andra ord en lösning som både effektiviserar och automatiserar den dagliga affärsverksamheten och som samtidigt ger lagom insyn och transparens.
Fördelarna med en sådan mjukvara är till exempel följande:
- ättre riskhantering
- Mindre dubbelarbete
- Effektivare arbetsflöde
- Bättre informationsdelning
- Större säkerhet
Utmaningen är att det inte finns någon universell lösning. Du måste därför hitta den som passar just för dig. Då handlar det inte heller enbart om dina behov här och nu – utan även i framtiden.
Inled gärna med att skissa upp målen i din organisation och hur de enskilda avdelningarna arbetar med styrning, risk och efterlevnad. Det är också en god idé att låta avdelningarna själva definiera både nuvarande och långsiktiga behov.
Undersök i första hand:
- Arbetsflödet – både det aktuella och önskade
- Procedurer – när och hur ofta GRC-relaterade uppgifter utförs
- Programvara – till exempel Excel, Word, Jira eller liknande
Det är just omfattningen och hanteringen av respektive uppgifter som signalerar för- och nackdelar med olika lösningar. Dessa kan du använda när du slutligen definierar organisationens samlade behov för att bedöma vilken GRC-plattform du behöver.
Förtydliga behoven och välj rätt verktyg
Rätt GRC-plattform gör det möjligt att övervaka användaråtkomst och behörigheter, föra åtgärdsanteckningar, förbereda riskanalyser och framför allt rapportera och dokumentera vid behov.
Kort sagt – GRC-mjukvara är en ovärderlig tillgång för hela din organisation, förutsatt att den matchar dina specifika behov. Med det sagt är det en stor fördel att överväga följande faktorer:
Enkel användning
Målet med att implementera en GRC-plattform är att effektivisera arbetet på alla avdelningar. Tänk på att nästan alla anställda kommer att använda systemet och det måste därför vara både användarvänligt och smidigt.
Integration
Det nya GRC-verktyget ska med fördel gå att integrera med ditt nuvarande system i organisationen. På så vis kan verktygen både användas oberoende av varandra, men även tillsammans.
Säkerhet
Dataskydd och IT-säkerhet är högprioriterat när alltmer digitaliseras. Dessa utmaningar måste naturligtvis din GRCP-plattform klara av, samtidigt som den interna säkerheten effektiviseras. Exempelvis i form av passerkontroll.
Skalbarhet
Överväg om din valda GRC-plattform är flexibel och tar höjd för behov i framtiden. Din organisation växer, och det ökar både mängden och komplexiteten på den data du hanterar.
Anpassning
Titta inte enbart på vad organisationer i samma storlek som du har valt. Du kan ha helt andra behov, även om du befinner dig i samma bransch. Lösningen måste möta dina unika utmaningar och gärna bemästra individuella anpassningsmöjligheter.
Support
Det är en sak att få hjälp i samband med att den nya GRC-plattformen implementeras. Det är en annan sak att få löpande support när tekniska utmaningar uppstår, och du behöver bägge delar. Undersök också om lösningen erbjuder fortlöpande uppdateringar och underhåll så att du även på sikt kan få ut systemets fulla potential.
LÄS OCKSÅ: Compliancekultur – hur driver du den förändring som krävs?
