Riskhantering, eller risk management som det också kallas, innebär att analysera risker som kan orsaka skada eller förlust för din organisation. Målet är att förebygga att dessa risker hindrar organisationen från att nå sina ekonomiska mål.
Riskhantering tas ofta upp i samband med organisationens mest betydelsefulla affärsprocesser. Men det är också en viktig komponent när det gäller IT-tjänster och -system, samt medarbetare, leverantörer och affärspartners.
Framgångsrik riskhantering kan hjälpa din organisation att beakta alla de risker ni står inför. Och viktigast av allt, att bedöma hur ni bäst hanterar dem.
Vad är riskhantering?
I sin enklaste form handlar riskhantering om att identifiera risker, utvärdera deras omfattning, samt fatta beslut om hur organisationen bäst bör agera för att hantera dem.
Alla organisationer måste hantera risker. Vissa risker är resultatet av medvetna beslut, andra är en naturlig del av den miljö som organisationen verkar i.
Starta ett företag, lansera produkter, anställa medarbetare, samla in data, bygga upp system - alla är avgörande för framgång, men utgör också potentiella risker.
Riskhantering ger organisationer möjligheten att strategiskt hantera både risktagande och riskreducering. Målet är att säkerställa att organisationen och dess anställda agerar för att förebygga eller minska risken för händelser som kan påverka intäkterna negativt, leda till konkurs eller skada företagets rykte.
LÄS MER: Ta kontroll över din riskhantering
4 centrala steg inom riskhantering
En effektiv riskhantering bör vara systematisk, strukturerad och konsekvent i hela organisationen. Det finns flera steg i en riskhanteringsprocess, men den bör åtminstone omfatta följande:
1) Identifiera risker
Riskidentifiering är processen att dokumentera potentiella risker och sedan kategorisera de
faktiska risker som organisationen står inför. Ett systematiskt tillvägagångssätt för riskidentifiering är viktigt
Att identifiera risker är viktigt eftersom det minskar sannolikheten för att potentiella risker förbises.
Samtidigt är det viktigt att inte bara titta på aktuella risker, utan också att se framåt. I takt med att tekniken utvecklas gör även organisationen det - och det kan leda till nya risker.
2) Bedöma risker
När riskerna har identifierats är nästa steg att bedöma sannolikheten för att de inträffar och
deras potentiella påverkan på organisationen.
Risker kan till exempel kategoriseras i allvarliga, måttliga och mindre allvarliga för att ge organisationen en grundlig översikt över hotens allvarlighetsgrad och sannolikheten för att de inträffar.
3) Mildra risker
När riskerna har definierats och analyserats är nästa fråga hur organisationen ska hantera dem.
Ska det upprättas en handlingsplan för vad chefer och anställda ska göra om en viss risk inträffar, eller ska personalen utbildas för att t.ex. minska risken för nätfiskeattacker?
Att kategorisera risker kan hjälpa organisationen att prioritera när ytterligare åtgärder behöver vidtas.
4) Övervaka risker
Det är frestande att tro att riskhantering är en uppgift som kan viftas bort när ovanstående är
gjort. Men vi lever i en föränderlig värld där framför allt tekniken utvecklas blixtsnabbt - och det gör även organisationer.
Av samma anledning är risker inte statiska; de förändras över tid. Detta gäller även den potentiella påverkan och sannolikheten att de inträffar. Riskövervakning är därför ett nödvändigt verktyg som säkerställer att risker kontinuerligt utvärderas för att avgöra om nya åtgärder behövs.
Varför riskhantering är viktigare än någonsin
De grundläggande syftena med riskhantering – att undvika värdeförluster, säkerställa organisationens mål och skydda varumärket – gäller fortfarande. Men idag har landskapet förändrats i grunden. Globalisering, digitalisering och ökade regulatoriska krav gör att organisationer står inför en mer komplex och föränderlig riskbild än tidigare.
Ett cyberangrepp kan slå ut kritiska system på bara några timmar. En lagändring kan kräva stora omställningar om man inte är förberedd. Samtidigt uppstår risker inte längre bara inom organisationens egna ramar – hela värdekedjan spelar in. Leverantörer, partners och andra tredjeparter kan skapa både beroenden och nya sårbarheter.
Om riskerna inte är kartlagda och bedömda i förväg tvingas organisationen reagera först när krisen slår till – ofta till ett mycket högre pris. En stark riskhantering innebär däremot inte bara kontroll, utan även en plattform för bättre beslut. Organisationer som förstår sina risker kan agera tryggare, utnyttja möjligheter med större säkerhet och stå starkare när omvärlden förändras.
Typer av risker
Risker finns i alla delar av en organisation – ofta tvärs igenom hela värdekedjan. För att skapa överblick delar många in dem i kategorier. Det hjälper till att identifiera risker systematiskt och minskar risken att förbise viktiga områden:
- Strategiska risker – t.ex. en ny konkurrent som snabbt tar marknadsandelar, eller en stor investering i en produkt som misslyckas när kundernas behov förändras.
- Operationella risker – t.ex. ett it-system som kraschar under en intensiv period, en nyckelmedarbetare som säger upp sig, eller en kritisk leverans som uteblir.
- Finansiella risker – t.ex. valutafluktuationer, stigande räntor eller inflation som ökar kostnaderna.
- Compliance- och regulatoriska risker – t.ex. att nya EU-krav som NIS2 eller GDPR inte implementeras korrekt, vilket kan leda till böter eller tillsyn.
- Omdömesrisker – t.ex. en missnöjd kund som delar en negativ upplevelse på sociala medier och får stort genomslag.
- Externa risker och tredjepartsrisker – t.ex. en pandemi som stoppar resor, eller en leverantör som råkar ut för ett säkerhetsbrott som också påverkar organisationens data.
Genom att arbeta systematiskt med kategorier blir det enklare att identifiera risker, bedöma deras betydelse och bestämma hur de bäst ska hanteras.
Hur kan man hantera risker?
När en organisation väl identifierat sina risker är nästa steg att ta ställning till hur de ska hanteras. Det kan ske på flera sätt – ofta i kombination:
Acceptera – vissa risker är så små att det är rimligt att acceptera dem och leva med konsekvensen.
Minska – här försöker man reducera sannolikheten för att risken uppstår, eller begränsa skadan om den gör det.
Dela – risker kan delas, till exempel genom försäkringar eller avtal.
Undvika – i vissa fall kan man helt ta bort risken genom att ändra en aktivitet eller stoppa en process.
Att arbeta på detta sätt gör riskhantering till en medveten och styrd process – inte en slump
Från strategi till vardag
Att besluta hur en risk ska hanteras är en sak. Att se till att beslutet följs upp är en annan. Många organisationer upplever att goda intentioner försvinner i vardagens arbete, och det kan snabbt bli svårt att hålla reda på vem som gör vad och när.
Här blir systematik och rätt verktyg avgörande. Utan struktur riskerar riskhantering att stanna vid en teoretisk övning. Med en organiserad metod kan man däremot säkerställa att strategierna omsätts i handling, dokumenteras och följs upp och blir en del av vardagen.
Digitalt stöd i riskhantering
Många organisationer har länge hanterat risker med dokument och kalkylblad. Men när riskerna ökar i antal och arbetet behöver koordineras över avdelningar räcker dessa verktyg sällan till. Excel fungerar i mindre skala, men det blir svårt att behålla överblicken, göra enhetliga bedömningar och dokumentera vad som faktiskt gjorts. Därför väljer allt fler att använda digitala lösningar och risk management-programvara som skapar ett mer strukturerat och effektivt arbetssätt.
Med programvara för riskhantering kan man samla risker på ett ställe, göra mer systematiska bedömningar och beslut, samt få ett bättre underlag för prioritering. Den tydliggör ansvar och deadlines och underlättar uppföljning och rapportering – vilket gör riskhantering till en kontinuerlig process istället för en engångsinsats.
Riskhantering som grund för en robust organisation
När risker hanteras systematiskt och stöds digitalt blir riskhantering mer än en metod för att undvika problem. Det skapar en stabil grund där ledningen kan fatta bättre beslut, medarbetare kan arbeta tryggare och samarbetspartners får förtroende för att organisationen har kontroll.
I en värld där nya utmaningar hela tiden dyker upp är det just kombinationen av struktur och digitalt stöd som gör en organisation mer robust. Riskhantering blir då inte bara ett skydd mot förluster, utan också en källa till handlingskraft och nya möjligheter.
LÄS OCKSÅ: Riskhantering och styrning – hur hänger de ihop?
