GDPR-guide: Roller, krav och implementering i organisationen

DEFINITION AV GDPR

Vad är GDPR och varför är det relevant?

GDPR är en förkortning för General Data Protection Regulation och kan på svenska översättas till Dataskyddsförordningen. Det är en EU-lagstiftning som trädde i kraft den 25 maj 2018 och reglerar hur personuppgifter får samlas in, lagras och behandlas.

Dataskydd är viktigt eftersom det säkerställer individens rätt till integritet och skyddar mot missbruk av personlig information. GDPR ger individer mer kontroll över sina uppgifter och bygger förtroende för att företag och myndigheter hanterar uppgifter på ett säkert och öppet sätt.

Varför infördes GDPR?

GDPR infördes för att skydda medborgarnas personuppgifter och standardisera reglerna i hela EU. Den gamla lagstiftningen kunde inte hålla jämna steg med digitaliseringen och den växande datainsamlingen, så GDPR skapades för att:

• Ge medborgarna större kontroll över sina egna uppgifter
• Skapa tydliga regler för organisationers användning av personuppgifter
• Skapa enhetliga regler i hela EU och minska krånglet för företagen.

Vem omfattas av GDPR?

Dataskyddsförordningen gäller för många olika typer av organisationer både inom och utanför EU:

1. Alla företag och organisationer i EU.
2. Offentliga myndigheter på alla nivåer statliga, regionala och kommunala.
3. Organisationer utanför EU om de erbjuder varor eller tjänster till personer i EU eller övervakar deras beteende på nätet.

Varför GDPR är viktigt

Även om hypen kring GDPR inte är lika stor som den var åren kring 2018, är det fortfarande ett område som organisationer inte får glömma bort och som de kontinuerligt måste underhålla.

Detta beror delvis på:

1. Compliancekrav: Organisationer måste kontinuerligt se till att de följer reglerna.
2. Datasäkerhet: Cyberhot och dataintrång är fortfarande en stor risk.
3. Förtroende: Transparent databehandling stärker kundernas och medborgarnas förtroende.
4. Höga böter: Brott kan leda till höga ekonomiska påföljder.

GDPR är därför både ett lagkrav och ett strategiskt verktyg för att skydda anseendet och stärka relationerna med kunder och intressenter.

GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER

De 7 principerna inom GDPR

Dataskyddsförordningen innehåller inte bara en rad juridiska skyldigheter, utan bygger också på centrala grundprinciper. I Artikel 5 i GDPR finns en genomgång av de sju principer som lagstiftningen vilar på.

Dessa är: 

1. Laglighet, korrekthet och öppenhet
2. Ändamålsbegränsning
3. Uppgiftsminimering
4. Riktighet
5. Lagringsminimering
6. Integritet och konfidentialitet
7. Ansvarsskyldighet

De sju principerna utgör tillsammans grunden för all GDPR-compliance. Detta innebär att all behandling av personuppgifter måste baseras på dessa grundläggande principer.

Laglighet, korrekthet och öppenhet

Principen om laglighet, korrekthet och öppenhet understryker vikten av att personuppgifter behandlas på ett lagligt sätt. Detta innebär bland annat att företag måste inhämta samtycke från den person vars uppgifter samlas in.

Vidare innebär principen att personuppgifter ska behandlas på ett säkert sätt och enligt bästa praxis. Det måste också vara tydligt för den berörda personen hur företaget behandlar uppgifterna.

Ändamålsbegränsning

När en organisation samlar in personuppgifter måste det ske för ett tydligt och lagligt ändamål och endast i den utsträckning som uppgifterna är nödvändiga för det ändamålet. Personuppgifterna får endast användas för de ändamål som fastställdes vid insamlingstillfället.

Det är inte bara samtycke som kan legitimera användningen av personuppgifter. Även andra behandlingsgrunder kan vara tillämpliga, t.ex. fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse eller berättigat intresse. Till exempel kräver lagring av ett köpeavtal eller bokföring av en faktura inte samtycke eftersom det är nödvändigt för att följa lagstiftning och affärskrav.

Uppgiftsminimering

Uppgiftsminimering innebär att företag endast ska samla in de personuppgifter som är nödvändiga för att utföra den aktuella uppgiften. Allt annat ska utelämnas.

Syftet med uppgiftsminimering är att skydda den registrerades integritet och minska risken för missbruk eller dataintrång. Genom att följa principen om uppgiftsminimering kan företag säkerställa en mer ansvarsfull och säker hantering av personuppgifter.

Riktighet

Som personuppgiftsansvarig har bolaget ett ansvar att se till att de personuppgifter som behandlas är korrekta och uppdaterade. Detta innebär att bolaget löpande måste bedöma om uppgifterna fortfarande är korrekta i förhållande till det ändamål för vilket de samlades in och agera utifrån denna bedömning genom att uppdatera eller radera dem om så inte är fallet.

Ansträngningen måste stå i proportion till ändamålet med behandlingen. Det är här som digitala verktyg kan vara ett effektivt sätt att automatisera och stödja datavalideringsinsatser och säkerställa efterlevnad av principen om uppgifters riktighet.

Lagringsminimering

En av de grundläggande principerna i GDPR är att personuppgifter endast får lagras så länge som de är nödvändiga för det ursprungliga ändamålet. Så länge ändamålet kräver att den aktuella uppgiften är tillgänglig kan den lagras, men när så inte längre är fallet måste den raderas. Som ett led i detta arbete bör tydliga raderingspolicyer upprättas som beskriver när och hur data ska raderas.

Integritet och konfidentialitet

Integritet handlar om att organisationer ska säkerställa att uppgifter förblir tillförlitliga och korrekta över tid, vilket är relaterat till principen om riktighet.

Konfidentialitet innebär att personuppgifter måste skyddas från obehörig åtkomst. Detta gäller både utifrån i form av hackning eller inblandning av tredje part och inifrån genom att begränsa medarbetarnas åtkomst.

Bolaget måste därför vidta de säkerhetsåtgärder som krävs för att uppfylla kraven på integritet och konfidentialitet.

Ansvarsskyldighet (accountability)

Principen om ansvarsskyldighet innebär att företag måste kunna visa att de uppfyller kraven i GDPR. Det finns inga officiella regler för hur denna dokumentation ska gå till. Det är därför upp till varje företag att välja hur man vill visa att man uppfyller kraven i GDPR.

Privacy by design

Privacy by design, som på svenska betyder inbyggt dataskydd, handlar om att integrera dataskydd direkt i utvecklingen av system, processer och lösningar. Istället för att lägga till säkerhet och integritet som ett tillägg blir det en inbyggd del av designen.

Metoden bygger på sju grundläggande element som hjälper organisationer att förebygga dataintrång, minimera risker och säkerställa en ansvarsfull hantering av personuppgifter.

Dessa är:

1. Proaktiv snarare än reaktiv
2. Sekretess som standard
3. Implementering av integritetsskydd i designen
4. Fullständigt funktionell
5. End to end-säkerhet
6. Synlighet och transparens
7. Respekt för användarnas integritet

TYPER AV PERSONUPPGIFTER

Vilken information skyddas av GDPR?

GDPR skiljer mellan olika typer av personuppgifter, som var och en har olika skyddskrav och grund för behandling. Det är viktigt att känna till skillnaden eftersom det avgör hur uppgifterna får behandlas och vilka säkerhetsåtgärder som måste vidtas.

Vad är känsliga personuppgifter?

Vissa typer av uppgifter kräver en högre skyddsnivå eftersom de kan utgöra en särskild risk för den registrerades rättigheter. Dessa uppgifter kallas känsliga personuppgifter (artikel 9) och omfattar:

• Ras eller etniskt ursprung
• Politisk övertygelse
• Medlemskap i fackförening
• Religiös eller filosofisk övertygelse
• Genetiska uppgifter
• Biometriska uppgifter i syfte att skapa en unik identifiering
• Uppgifter om en persons sexualliv eller sexuella läggning

Dessa anges uttryckligen i dataskyddsförordningen, eftersom det inte får råda någon tvekan om denna typ av personuppgifter. För att kunna behandla sådana uppgifter krävs ett antal behandlingstillstånd.

Vad är allmänna personuppgifter?

Allmänna personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan användas för att identifiera en person och som inte är definierade som känsliga uppgifter.

Det kan till exempel vara:

• porträttbilder
• namn
• telefonnummer
• IP-adress
• e-postadress

Personuppgifter om lagöverträdelser

GDPR behandlar även uppgifter om lagöverträdelser. Artikel 10 fastslår att behandling av personuppgifter om fällande domar i brottmål och lagöverträdelser endast får ske under kontroll av en offentlig myndighet, eller om det är tillåtet enligt EU-rätten eller nationell lagstiftning som säkerställer lämpliga garantier för de registrerades rättigheter och friheter. 

LAGLIG BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

När får man behandla personuppgifter?

Enligt artikel 6 i GDPR får personuppgifter endast behandlas om det finns en giltig rättslig grund. Det innebär att organisationer inte får samla in, lagra eller använda uppgifter utan rättslig grund. Det finns sex rättsliga grunder som kan användas för databehandling.

1. Samtycke: 

Behandling får ske om den registrerade har lämnat ett frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt samtycke. Detta förutsätter att personen aktivt säger ja och att samtycket lätt kan återkallas.

2. Avtal med den registrerade:

Om behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal som den registrerade är part i eller för att vidta åtgärder före avtalets ingående kan detta användas som grund.

3. Rättslig förpliktelse:

Bolaget kan komma att behandla personuppgifter när det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse. Detta omfattar exempelvis lagring av räkenskapsinformation i enlighet med bokföringslagen eller rapportering till Skatteverket.

4. Skydda grundläggande intressen:

Behandlingen är nödvändig för att skydda den registrerades eller en annan fysisk persons liv eller hälsa, t.ex. i nödsituationer där tillgång till viktig hälsoinformation är avgörande.

5. Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse:

Här är behandling tillåten när den är nödvändig för att tillgodose ett allmänt intresse eller en allmän uppgift, eller om den utförs av en myndighet.

6. Intresseavvägning:

Behandlingen är nödvändig för att tillgodose ett berättigat intresse som inte uppvägs av den registrerades rättigheter eller intressen. Detta kräver en konkret avvägning mellan organisationens behov och den registrerades intressen.

När denna grund används bör organisationen göra en bedömning av berättigat intresse (LIA) för att visa att intresset är genuint, nödvändigt och proportionerligt.

SKYLDIGHETER OCH RÄTTIGHETER

Registrerades rättigheter enligt GDPR

GDPR ger enskilda personer rättigheter som säkerställer kontroll över deras egna uppgifter. Organisationer måste göra det enkelt att använda dessa rättigheter och i allmänhet svara inom en månad  utan kostnad för den registrerade. Tidsfristen kan förlängas med upp till två månader om det finns ett giltigt skäl.

Artikel 13 och 14: Rätt till information

GDPR ger enskilda personer rätt till tydlig och transparent information om hur deras uppgifter samlas in och behandlas både när uppgifterna samlas in direkt (artikel 13) och när de erhålls från en annan källa (artikel 14).

Detta omfattar syftet med behandlingen, vilka typer av uppgifter som behandlas, vem uppgifterna delas med och hur länge de lagras.

Artikel 15: Rätt till tillgång

Enligt artikel 15 i GDPR har enskilda personer rätt att få bekräftat om en organisation behandlar deras personuppgifter  och om så är fallet, att få tillgång till dessa uppgifter.

Begäran måste besvaras inom en månad, men tidsfristen kan förlängas med upp till två månader i komplexa fall om det är motiverat.

Tillgången kan omfatta information om vilka uppgifter som behandlas, varifrån de kommer, syftet med behandlingen och vem de delas med.

Artikel 16: Rätt till rättelse

I artikel 16 i GDPR anges att om en registrerad upptäcker fel i de personuppgifter som en organisation har om honom eller henne, har den registrerade rätt att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Om den personuppgiftsansvarige och den registrerade inte är överens om att uppgifterna är korrekta, ska den personuppgiftsansvarige anteckna detta i registret.

Artikel 17: Rätt till radering

Under vissa omständigheter kan en registrerad begära att få sina personuppgifter raderade. Enligt artikel 17 måste något av följande villkor vara uppfyllt för att uppgifterna ska kunna raderas:

1. Uppgifterna är inte längre nödvändiga för det ursprungliga ändamålet.
2. Samtycket har återkallats och det finns ingen annan laglig grund för behandlingen.
3. Uppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt.
4. Personen motsätter sig behandlingen och det finns inga tvingande skäl att fortsätta.

Det finns dock undantag, t.ex. om personuppgifter behöver lagras för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Artikel 18: Rätt till begränsning av behandling

Enligt artikel 18 har en registrerad rätt att kräva att behandlingen av dennes personuppgifter tillfälligt begränsas, så att uppgifterna endast lagras och inte används för andra ändamål. Artikel 18 i GDPR anger de situationer där denna rätt kan göras gällande. Det handlar om följande omständigheter:

1. Uppgifternas riktighet är ifrågasatt.
2. Behandlingen är olaglig, men personen vill inte att uppgifterna raderas.
3. Organisationen behöver inte längre uppgifterna för sina ändamål, men personen behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
4. Personen har invänt mot behandlingen och ärendet är under utredning.

Artikel 19: Skyldighet att meddela ändringar

När en organisation har rättat eller raderat personuppgifter eller begränsat behandlingen  är den skyldig att informera alla mottagare som tidigare erhållit uppgifterna. Detta framgår av artikel 19 i GDPR. Den registrerade har dessutom rätt att få veta vilka mottagare som har underrättats, om denne begär det.

Artikel 20: Rätt till dataportabilitet 

Enligt artikel 20 i GDPR har enskilda personer rätt att få en kopia av de personuppgifter som de har lämnat till en organisation och att få dem överförda direkt till en annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt.

Rätten gäller endast om uppgifterna behandlas automatiskt och antingen baseras på samtycke eller är nödvändiga för att fullgöra ett avtal som den enskilde är part i. Den omfattar endast uppgifter som den enskilde aktivt har tillhandahållit.

Uppgifterna raderas inte automatiskt av den ursprungliga personuppgiftsansvarige vid överföring, såvida inte den registrerade också begär radering.

Artikel 21: Rätt att göra invändningar

Enligt artikel 21 har den registrerade rätt att när som helst invända mot behandlingen av sina personuppgifter. Den personuppgiftsansvarige måste då bedöma invändningen och besluta om det finns skäl att fortsätta eller avbryta behandlingen.

Artikel 22: Rätt att inte bli föremål för automatiserade beslut

Artikel 22 ger den registrerade rätt att slippa bli föremål för beslut som helt och hållet baseras på automatisk behandling av deras personuppgifter inklusive profilering om beslutet har rättsliga följder eller på liknande sätt har en väsentlig betydelse för personen.

ROLLER & ANSVAR

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde

För att följa GDPR är det avgörande att känna till de involverade rollerna och deras ansvar. Det handlar inte bara om att leva upp till lagkrav, utan också om att säkerställa att personuppgifter hanteras säkert och korrekt genom hela värdekedjan.

Kärnan i detta ansvar är att förstå skillnaden mellan de två centrala rollerna i GDPR: personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde.

Vad är en personuppgiftsansvarig?

Den personuppgiftsansvarige är den person eller organisation som har det övergripande ansvaret för de personuppgifter som samlas in och behandlas. Det innebär att det är den personuppgiftsansvarige som ska säkerställa att behandlingen uppfyller GDPR:s krav.

Den personuppgiftsansvarige fastställer:

1. Syftet med att samla in och behandla personuppgifter.
2. Hur uppgifterna behandlas i praktiken.
3. Vem som får tillgång till att behandla uppgifterna.

Om en registrerad person vill utöva sina rättigheter exempelvis begära insyn eller radering är det också den personuppgiftsansvarige som ska kontaktas.

Vad är en personuppgiftsbiträde? 

Ett personuppgiftsbiträde är en extern part eller leverantör som behandlar personuppgifter på uppdrag av den personuppgiftsansvarige. Personuppgiftsbiträdet handlar enbart enligt den personuppgiftsansvariges instruktioner och får inte själv bestämma syftet med behandlingen. Personuppgiftsbiträdet har dock fortfarande ansvar för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med GDPR och med hänsyn till den registrerades rättigheter.

Personuppgiftsbiträdesavtal – så formaliseras samarbetet

När en organisation överlåter behandling av personuppgifter till en extern part upphör inte ansvaret genom att bara utse dem som personuppgiftsbiträde. GDPR kräver att samarbetet formaliseras i ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Ett personuppgiftsbiträdesavtal är ett juridiskt kontrakt mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet, som säkerställer att behandlingen sker lagligt, säkert och i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner. Avtalet ska:

• tydliggöra roller och ansvar mellan parterna.
• skydda de registrerades rättigheter.
• dokumentera att kraven på datasäkerhet uppfylls.

Ett korrekt upprättat personuppgiftsbiträdesavtal är inte bara en formalitet utan ett viktigt verktyg för att säkerställa ansvarsfull och dokumenterad personuppgiftsbehandling.

Tilsyn av personuppgiftsbiträden

Det räcker dock inte bara med att ha ett personuppgiftsbiträdesavtal. Som personuppgiftsansvarig har verksamheter även skyldighet att utöva tillsyn över sina personuppgiftsbiträden. Detta kan ske på flera sätt:

1. Genom revisioner och inspektioner
2. Användning av enkäter och dokumentation
3. Krav på rapportering och compliance-granskningar
4. Kontraktsvillkor om tillsyn och uppföljning

Tillsynen bör inte bara ske vid avtalets början utan bör vara löpande och systematisk. 

Överföring till tredjelande

Även när samarbetet med ett personuppgiftsbiträde fungerar kan det uppstå extra krav om leverantören är placerad utanför EU/EES eller använder underleverantörer som är det. Detta beror på att all överföring av personuppgifter till tredjeland omfattas av särskilda GDPR-regler.

Ni måste därför bedöma skyddsnivån i mottagarlandet, vanligtvis genom en Transfer Impact Assessment (TIA), och säkerställa att det finns tydliga avtal och lämpliga skyddsåtgärder på plats.

Precis som med andra personuppgiftsbiträden handlar det inte bara om att ha dokumentationen i ordning det ska också finnas löpande tillsyn för att säkerställa att kraven efterlevs i praktiken.

Ska ni ha en DPO?

När rollerna som personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde är fastställda är nästa steg att bedöma om ni ska utse en dataskyddsombud eller dataskyddsrådgivare (DPO).

En DPO fungerar som en oberoende rådgivare som säkerställer att organisationens behandling av personuppgifter uppfyller GDPR. Offentliga myndigheter och institutioner måste alltid ha en DPO, medan privata företag måste ha det om någon av följande villkor är uppfyllda:

1. Behandling av personuppgifter är en central del av företagets verksamhet.
2. Behandlingen sker i stor omfattning.
3. Behandlingen innefattar känsliga uppgifter och regelbunden övervakning.

DATAINTRÅNG

Personuppgiftsincident: Vad ska du göra?

Även med de bästa säkerhetsåtgärderna och intentionerna kan ett dataintrång inträffa. Det kan vara allt från ett e-postmeddelande som skickats till fel mottagare till en avancerad cyberattack. Det gemensamma för alla dataintrång är att de komprometterar personuppgifter och kan få allvarliga konsekvenser för både de registrerade och företaget.

Därför är det viktigt att reagera snabbt, begränsa skadan och följa de procedurer som GDPR kräver.

Typiska exempel på dataintrång

Dataintrång kan ske på många sätt, och några av de vanligaste är:

1. Fel i e-post: Personuppgifter skickade till fel mottagare.
2. Cyberattacker: Ransomware eller phishing där obehöriga får tillgång till data.
3. Fysiska incidenter: Förlust eller stöld av bärbara enheter, USB-minnen eller pappersdokument med känsliga uppgifter.

Anmälningsplikt: 72 timmar

GDPR kräver att brott mot persondatasäkerheten rapporteras till Integritetsskyddsmyndigheten senast 72 timmar efter att incidenten upptäckts om det inte är osannolikt att händelsen utgör en risk för de registrerades rättigheter och friheter.

Om brottet bedöms utgöra en hög risk för de registrerade ska de också underrättas direkt och utan onödigt dröjsmål. Detta gäller exempelvis vid läckage av känsliga uppgifter eller åtkomst till personnummer, där konsekvenserna kan vara allvarliga.

Incident management: Från intrång till åtgärd

Att känna till anmälningsfristen på 72 timmar är en sak att kunna reagera effektivt inom tidsramen är något helt annat. Här är en incident management-process avgörande.

En effektiv process ska:

• möjliggöra snabb identifiering och bedömning av incidenter.
• säkerställa korrekt intern hantering och åtgärder.
• garantera att externa anmälningar sker i tid och korrekt.
• löpande dokumentera hela förloppet.

En bra process minskar inte bara risken för upprepningar utan visar också för tillsynsmyndigheterna att organisationen tar datasäkerheten på allvar.

Oavsett vad ska alla överträdelser dokumenteras även de som inte anmäls. Detta innebär att även mindre incidenter som bedöms utan risk ska registreras, så att bedömningen kan visas upp vid en eventuell kontroll.

DOKUMENATIONSKRAV & COMPLIANCE

Central dokumentation 

GDPR-compliance handlar om att skydda personuppgifter och dokumentera hur detta sker. Enligt ansvarsskyldighetsprincipen (Artikel 5, stycke 2) måste ni alltid kunna påvisa efterlevnad med strukturerad dokumentation som är redo att delas med Integritetsskyddsmyndigheten eller andra myndigheter.

Artikel 30-förteckningar över behandlingsaktiviteter

Enligt artikel 30 i GDPR måste både personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden föra ett detaljerat register över hur personuppgifter behandlas. Registret ligger till grund för kontroll och översikt och är ofta det första som Integritetsskyddsmyndigheten begär vid tillsyn.

Det ska uppdateras löpande och kunna visas upp både digitalt och skriftligt, men det finns inga fasta krav på hur det ska utformas.

Dataskyddspolicyer och interna rutiner

Organisationen måste kunna dokumentera interna riktlinjer för hantering av personuppgifter exempelvis policyer för informationssäkerhet, rutiner vid dataintrång och processer för att tillgodose registrerades rättigheter. Det inkluderar även dokumentation av rättslig grund för behandling, exempelvis samtycke, där det ska kunna visas att kraven i GDPR är uppfyllda.

Policyerna får inte bara existera på papper utan ska vara implementerade i praktiken och kända av relevanta medarbetare. Deras värde beror på både användning och aktualitet.

Riskbedömningar och konsekvensanalyser (DPIA)

Vid behandlingar med hög risk för de registrerades rättigheter och friheter kräver artikel 35 i GDPR att en Data Protection Impact Assessment (DPIA) genomförs. Syftet är att identifiera och minimera risker i samband med databehandlingen.

En DPIA innehåller vanligtvis:

1. En systematisk beskrivning av behandlingsaktiviteterna och deras syfte.
2. En bedömning av nödvändighet och proportionalitet i förhållande till syftet.
3. Identifiering, bedömning och plan för hantering av risker.

Raderingspolicyer och lagringstider

Principen om lagringsbegränsning i GDPR innebär att personuppgifter endast får lagras så länge det är nödvändigt för det ändamål de samlades in för. När ändamålet är uppfyllt ska uppgifterna raderas, anonymiseras eller arkiveras i enlighet med lagstiftningen.

Organisationen måste ha dokumenterade raderingspolicyer för:

1. Hur länge data lagras för varje behandlingstyp.
2. När och hur data raderas eller anonymiseras.
3. Vem som är ansvarig för att radera i tid.

Dokumentation för hantering av dataintrång

GDPR kräver att intrång i persondatasäkerheten dokumenteras, inklusive bedömning av konsekvenser och eventuell anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar. Registreringen ska ge en tydlig överblick över hela processen från att intrånget upptäcks till att det är hanterat.

Riskbedömningar

En central del av GDPR-compliance är organisationens förmåga att genomföra och dokumentera riskbedömningar. Dessa gör det möjligt att identifiera hot mot personuppgifternas säkerhet och fatta informerade beslut om lämpliga säkerhetsåtgärder. Riskbedömningar är därför inte bara ett dokumentationskrav, utan ett aktivt verktyg i det löpande skyddet av de registrerades rättigheter.

Nationell lagstiftning

GDPR kompletteras av nationell lagstiftning. I Sverige gäller dataskyddslagen, som bland annat tydliggör regler för behandling av personnummer, åldersgräns för barns samtycke, behandling av känsliga personuppgifter samt Integritetsskyddsmyndighetens roll. Inblick i dessa skillnader är avgörande för att säkerställa en korrekt och lagenlig tillämpning i svensk kontext.

ISAE 3000-rapport som extra dokumentation

Många organisationer väljer att stärka sin GDPR-compliance genom extern revision, till exempel via en ISAE 3000-rapport. Det är en oberoende revisorsintyg som dokumenterar att organisationen uppfyller kraven i GDPR och den svenska dataskyddslagen.

En ISAE 3000-rapport skickar en stark signal till kunder, samarbetspartners och myndigheter om att dataskyddsarbetet är strukturerat, transparent och förankrat i ansvarsskyldighetsprincipen.

DATASKYDD I PRAKTIKEN

Så inkorporerar du GDPR i vardagen

Effektiv GDPR-compliance kräver att dataskydd är en integrerad del av organisationens kultur och vardag inte bara en uppgift för ett juridiskt team. Ansvaret måste delas över alla avdelningar så att alla känner till sin roll och agerar i enlighet med dataskyddsprinciperna.

Det kan uppnås genom att:

1. Träna och skapa medvetenhet: Gör reglerna relevanta för medarbetarnas konkreta arbetsuppgifter.
2. Säkerställa klara och användbara riktlinjer: Policyer och procedurer ska vara lätta att hitta och använda.
3. Utse lokala kontaktpersoner: GDPR-ambassadörer eller superanvändare kan fungera som länkar mellan drift och efterlevnad.
4. Involvera ledningen: Tydligt stöd från högsta ledningen gör dataskydd till ett gemensamt ansvar och en strategisk prioritet.

När GDPR är förankrat i kultur, processer och ansvar minskar risken för intrång, förtroendet stärks och organisationen står starkare kommersiellt. Rätt verktyg kan stödja insatsen genom att effektivisera processer, säkra dokumentation och skapa affärsvärde för GDPR.

Därför är software nödvändig för GDPR-arbetet

GDPR kräver mycket mer än bara kännedom om juridiska krav det krävs översikt, dokumentation och kontinuerlig uppföljning. Utan ett dedikerat system kan uppgifterna snabbt bli svåröverskådliga och viktiga detaljer riskerar att gå förlorade.

Många börjar GDPR-arbetet i Excel, Word och via e-post. Det fungerar enkelt i början men skapar snabbt utmaningar:

1. Svårt att skala när databehandlingen blir komplex
2. Risk för fel, föråldrade data och bristande versionskontroll
3. Ingen spårbarhet för ändringar
4. Manuella uppföljningar av deadlines och uppgifter, vilket ökar risken att något missas

Dessa utmaningar gör det svårt att upprätthålla den löpande GDPR-översikten som lagstiftningen kräver och försvagar samtidigt organisationens förmåga att dokumentera och bevisa sin compliance gentemot myndigheter, kunder och samarbetspartners..

Fordelarna med GDPR-software

När GDPR-arbetet blir mer komplext blir det svårt att hantera processerna med utspridda filer och manuella uppföljningar. Ett dedikerat GDPR-verktyg gör det lättare att behålla överblicken, säkerställa uppföljning och dokumentera insatsen utan att slösa tid på att leta i mappar och kalkylblad.

Samlar all dokumentation på ett ställe

Ett GDPR-verktyg samlar all GDPR-dokumentation på en centraliserad plattform. Alla arbetar alltid med den senaste versionen och du slipper lägga tid på att hitta gamla filer i e-postmeddelanden eller på delade hårddiskar.

Automatiserar processer och påminnelser

Automatiserade arbetsflöden och påminnelser hjälper er att hålla deadlines och ser till att viktiga uppgifter inte faller mellan stolarna.

Skapar överblick över ansvar och status

Plattformen ger en aktuell bild av vem som gör vad  och var man befinner sig i processen. Det stärker samarbetet och gör det enklare att följa upp.

Gör er redo för inspektioner och revisioner

Med strukturerad och lättillgänglig dokumentation kan ni snabbt visa bevis på compliance för myndigheter eller revisorer.

Ett GDPR-verktyg tar inte bort ansvaret för efterlevnaden av GDPR men det gör uppgiften tydligare, effektivare och mindre riskfylld.

GDPR & GRC

En helhetsorienterad syn på GDPR

Som det framgår i de föregående avsnitten berör GDPR mycket mer än bara register över behandlingar och personuppgiftsbiträdesavtal. Dataskydd sträcker sig in i riskhantering, leverantörssamarbeten, interna kontroller, awareness-arbete och ledningsförankring.

Därför är det sällan meningsfullt att betrakta GDPR som ett isolerat initiativ. Om dataskydd separeras från organisationens övriga styrning, risk- och compliancearbete (GRC) uppstår lätt överlappningar och döda vinklar vilket gör det svårt att skapa en samlad överblick.

GDPR som en del av GRC-strategien

När GDPR istället integreras som en del av GRC-ramverket kan processer och kontroller samordnas över olika områden. Detta minskar dubbelarbete, stärker dataskyddet och ger en effektivare grund för ledning, dokumentation och riskprioritering.

Ett tydligt exempel på denna tvärgående koppling är informationssäkerhet. Artikel 32 i GDPR kräver lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, och därför spelar ett informationssäkerhetssystem (ISMS t.ex. ISO 27001) en viktig roll i det dagliga efterlevnadsarbetet.

Flera element återkommer både i GDPR och ISMS, till exempel:

1. Awareness-träning
2. Incidenthantering och registrering
3. Behörighetsstyrning
4. Dokumentation och spårbarhet

Denna synergi visar att GDPR och informationssäkerhet inte bör behandlas som två separata spår, utan som integrerade delar av organisationens samlade hantering av risk, säkerhet och compliance.

Fordelarna med en GRC-plattform

Ett dedikerat GDPR-verktyg är en stark utgångspunkt för att skapa överblick och struktur i dataskyddsarbetet.

Men när organisationen även arbetar med riskhantering, informationssäkerhet och interna kontroller och vill att processerna ska hänga ihop kan en GRC-plattform lyfta arbetet till nästa nivå.

En GRC-plattform samlar alla complianceområden i ett styrningssystem där data bara registreras en gång och återanvänds över policyer, kontroller och rapportering.

Detta ger:

1. Automatisering av tidskrävande manuella uppgifter.
2. Centraliserad dokumentation och bättre spårbarhet vid revisioner.
3. Klarhet kring roller och ansvar vilket ökar effektivitet och ansvarstagande.
4. Ledningsöversikt så att risker och fokusområden snabbt kan identifieras och prioriteras.

På så sätt blir GDPR en naturlig del av den övergripande GRC-ramen, och dataskyddet stödjer effektiv drift, riskhantering och förtroende för organisationen.

GDPR på ett och samma ställe med RISMA

De fördelar som en GRC-plattform som RISMA ger inom compliance kan direkt tillämpas i GDPR-arbetet. Plattformen samlar allt på ett ställe och stödjer processer som annars är svåra att hantera i kalkylblad och e-post.

Med RISMA kan ni:

• Automatisera uppgifter och påminnelser så att deadlines och ansvar inte glöms bort.
• Få central dokumentation med full spårbarhet, alltid uppdaterad och redo för tillsyn eller revision.
• Skapa transparens kring roller och ansvar så att efterlevnad inte blir beroende av enskilda personer.
• Följa status och insatsområden via instrumentpaneler som ger överblick över hela organisationen.

Samtidigt kan ni utöka plattformen med andra complianceområden som ISO 27001, interna kontroller och NIS2. Med RISMAs GRC-plattform kan ni kontinuerligt bygga vidare på er uppsättning så att den utvecklas i takt med företagets behov och tillväxt.

Ta ert befintliga GDPR-arbete in i RISMA

Många startar GDPR-arbetet i Excel eller Word och det behöver ni inte kassera. Med RISMA kan befintliga register och dokument migreras direkt till plattformen, så att grunden bevaras men arbetet samtidigt lyfts in i en ram där det blir mer överskådligt, effektivt och säkert. För att säkerställa en smidig övergång följer vi en strukturerad process:

• Datautvärdering och rensning - vi går igenom och kvalitetssäkrar befintligt material
• Data mapping och strukturering - data anpassas till den nya ramen
• Systemkonfiguration och anpassning - plattformen konfigureras efter era behov
• Datamigrering och validering- materialet flyttas och kontrolleras
• Utbildning och support -ert team förbereds för att arbeta effektivt med lösningen